Workflow-Automatisierung – werden Mitarbeiter damit wirklich “wegautomatisiert”?

Angeblich gibt es auf dem Markt unzählige Lösungen, die den Teamleiter ersetzen können – behaupten zumindest die Werbetrommeln ihrer Anbieter. Aber bedroht Automatisierungssoftware die leitende Führung eines Teams tatsächlich?

Das strategische Management unterteilt Tätigkeiten in zwei Gruppen: wertschaffende und periphere Aktivitäten. Die meisten Ressourcen sollten natürlich der Wertschöpfung vorbehalten sein, um Produkte wertvoller zu machen. Im Gegensatz dazu gilt es, Randaktivitäten für minimalen Ressourceneinsatz zu optimieren oder zu delegieren. Aus diesem Grund wurde die assistierende Position Assistant Manager geschaffen.

Doch obwohl die Menge der Routinearbeiten gleichbleibt oder sogar zunimmt, ist die Delegierung von Aufgaben nicht immer möglich oder funktioniert nur teilweise. Um diese Nische zu erschließen wurde eine neuartige Verwaltungssoftware für Zusammenarbeit entwickelt.

Jedes Jahr kommen ausgefeilte und weiterentwickelte Programme hinzu, wir haben diese Lösungen in kürzlich veröffentlichen Beiträgen bereits angesprochen. Softwareentwickler und der Technische Support zählten zu den ersten Anwendern solcher Systeme für die Vorgangsverfolgung, die heute häufig webbasiert sind.

Sie sollen das größte Problem der Teamleiter lösen: Sie müssen stets den Überblick haben, wer was erledigt sowie aufgrund dieser Informationen weitere Aufgaben verteilen und den Projektfortschritt kontrollieren. Außerdem müssen Sie machbare Arbeitspläne erstellen und die Erledigung von Aufgaben überwachen.

Das Grundprinzip dieser Systeme liegt darin, dass jeder Bearbeiter beim Abschluss seiner Aufgabe gewisse Informationen eingeben muss. Die Software sammelt diese Daten und kann sie per Mausklick in Form von Live-Berichten und Dashboards anzeigen.

Lösungen mit integrierten automatisierten Workflows sind so genannte Issue Tracking Systeme, die meistens auf ausführbaren Workflows basieren. Sie bilden den jeweils vorgegebenen Arbeitsablauf ab, also die zu erledigenden Bearbeitungsschritte. Auf diese Weise werden alle Aufgaben nacheinander abgeschlossen, kontinuierlich und kontrolliert. Es gibt kein Durcheinander, Informationen sind lückenlos verfügbar und alle Arbeiten werden ausgeführt.

Die Software unterstützt den Teamleiter bei Routinearbeiten. Sie kann ihn aber nicht ersetzen, sondern übernimmt für ihn lediglich die Kontrolle des Fortschritts und der Aufgabenerledigung sowie die Verteilung von Arbeit. Zudem stammt die Logik hinter den Workflows vom Teamleiter, denn auch bereits vorkonfigurierte Vorlagen für Arbeitsprozesse kann er so anpassen, dass die Erledigung der Aufgaben nach seinen individuellen Vorgaben erfolgt.

Diese Systeme sind also wie ein Assistent und machen die Leitung es Teams keinesfalls überflüssig. Ob der Teamleiter durch sie vielleicht an Bedeutung verliert? Hier sei der Vergleich von Malern im Zeitalter immer beliebter werdender Computergrafiken genannt oder dass auch die leistungsstärkste Klangbearbeitung per Computer nicht den Musiker verdrängen kann.

Comindware Tracker ist eine Work Management Software, die den Zeitaufwand für routinemäßige Kontrollaufgaben verringert, damit sich der Teamleiter auf Strategie und Taktik konzentrieren kann – seine eigentlichen Aufgaben.

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