So finden Sie Ihre Engpässe

Die Einhaltung von Lieferterminen fällt schwer und Projektberichte kommen immer verspätet? Sie haben das Gefühl, ständig von einem akuten Anlass zum nächsten eilen zu müssen, um einen reibungslosen Ablauf zu ermöglichen? Dann gibt es mindestens einen Flaschenhals in Ihren Prozessen! Doch zum Glück gibt es automatisierte Workflows, mit deren Hilfe Sie diese Situation schon durch wenige Anpassungen beim Workflow entschärfen.

Der Begriff Bottleneck hat sich in der Geschäftswelt als Bezeichnung für  Engpässe an bestimmten Stellen im System eingebürgert. Die Definition mag simpel erscheinen, aber das Aufspüren der Grundursache und deren Behebung kann eine durchaus lange Zeit in Anspruch nehmen.

Lassen Sie uns ein recht einfaches Beispiel betrachten: Die Projektberichte sollen freitags erstellt werden, damit sie am Montag in der Besprechung vorliegen. Aber jeden Montag fehlen ein paar. Also ist es erforderlich, im Workflow den Prozessanfang unter die Lupe zu nehmen.

Werden die Berichte rechtzeitig erstellt und abgegeben? Wenn nicht, was ist der Grund dafür? Vielleicht eignet sich der Freitag nicht, weil dann andere wöchentliche Aufgaben ebenfalls fällig sind. Oder die Mitarbeiter sind in anderen Besprechungen unabkömmlich und können die Berichte deswegen nicht rechtzeitig fertigstellen. An dieser Stelle entsteht also das Problem und darum können Sie hier die Anpassungen zu seiner Behebung vornehmen. Vielleicht gibt es folgende Schwierigkeiten:

• Die Berichtsformulare sind zu komplex und zeitaufwändig bei der Erfassung von Daten.
• Die Informationssammlung hat keine hohe Priorität oder sie wird sogar ignoriert.
• Andere Prozessprobleme verhindern die Sammlung erforderlicher Informationen.

Natürlich müssen Engpässe beseitigt werden. Doch wie können Sie die Komplexität von Berichtsformularen reduzieren? Und falls die Berichterstellung nicht mit entsprechender Priorität behandelt wird, können Sie automatische Email-Benachrichtigungen versenden, um daran zu erinnern? Sollte jedoch ein anderer Prozess die Schwierigkeiten hervorrufen, müssen Sie so lange suchen, bis Sie die Grundursache entdecken.

Bei Workflow-Problemen sind häufig multiple Aufgaben oder Probleme die Ursache. Nehmen wir an, Sie hätten den ersten Schritt jetzt angepasst. Dann sollten Sie auch gleich den gesamten Workflow durchgehen. Als nächstes muss ein Mitarbeiter alle Daten zusammenstellen. Wahrscheinlich müssen Sie sich jetzt anhören, dass niemand das Formular richtig ausfüllt und es sowieso unglaublich schwierig ist, die Daten von 20 Mitarbeitern gleich Montagmorgen einzupflegen. Sie haben also noch einen Flaschenhals, der jedoch durch automatisierte Workflows beseitigt werden kann. Müssen Sie für die Datenerfassung am Montagmorgen anderswo Arbeitszeit abziehen?

Nachdem Sie nun vier oder fünf Prozessschritte beleuchtet haben, werden Sie wichtige Kernpunkte zur Engpassbeseitigung entdeckt haben. Aber wenn Sie schon mal dabei sind, sollten Sie auch die anderen Schritte prüfen. Dann verbringen Sie einen Teil der Besprechung mit der Beurteilung, welche Daten wirklich erforderlich sind. Oft mit dem Ergebnis, dass die meisten eigentlich überflüssig sind. Darum: Schaffen Sie den Zwang, unnötige Daten einzugeben, ab. Damit punkten Sie sofort bei allen Beteiligten.

In diesem Sinne nehmen Sie sich am besten gleich den nächsten Brennpunkt vor, der seit Monaten vor sich hin schwelt – zum Beispiel, dass die letzten Aufträge zu spät beim Kunden ankamen. Sie holen Ihr Ablaufdiagramm hervor und fangen von vorn an. Sie bessern ein wenig nach, finden aber nicht heraus, warum es bei manchen Aufträgen immer wieder zu Verspätungen kommt. Und ich verspreche Ihnen, wenn Sie jeden Schritt dreimal angeschaut haben, ist die Verwirrung komplett. Darum ist es jetzt an der Zeit, eine detailliertere Analyse durchzuführen:

• Wann werden die Produkte produziert?
• Gibt es einen neuen Lieferanten für bestimmte Teile, der immer wieder alles ins Stocken bringen?

Langsam entwickelt sich ein Bild und das Problem wird eingegrenzt: Fast alle verspäteten Produkte waren zur Auslieferung Mitte der Woche geplant. Merkwürdig. Dann stellt sich heraus, dass zur Wochenmitte eine Aushilfskraft dazukommt, um den Arbeitsanfall aufzufangen. Diese Person hat die Aufträge nicht richtig platziert, was zu den Verspätungen führte, aber nie kommuniziert wurde. Nach nur zehn Minuten haben Sie den vollen Durchblick.

Jetzt sind Besprechungen endlich produktiv, der Workflow ist optimiert und Aufträge werden rechtzeitig ausgeliefert. Das ist doch wirklich genial. Oder?

Bottlenecks müssen nicht immer manuell behoben werden. Mit Comindware Tracker organisieren Teams die Workflow-Prozesse so, dass alle Bearbeiter ihre Aufgaben individuell abschließen können und der Gesamtüberblick jederzeit gewährleistet ist.

Außerdem können die Benutzer Workflows automatisieren, sobald die Prozesse aus einer Abfolge von Aufgaben bestehen. Wie Sie gerade gesehen haben, kann Workflow Software Engpässe entweder schon im Vorfeld erkennen oder sie im System ganz leicht aufspüren, wenn sie sich bei der Implementierung von Prozessen ergeben.

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