Reiseanträge und Spesenabrechnungen

Neulich gab es eine Fernsehsendung über einen Vertreter, der vor vielen Jahren durch das Land reiste und an der Haustür Staubsauger verkaufte. Um von seinem Produkt zu überzeugen, bot er an Ort und Stelle eine Vorführung an. Die Sendung war wirklich nett gemacht – 50er Jahre, schöne Autos, unberührte Landschaften und nostalgische Pin-ups. Aber ich bin kein Fernsehkritiker, sondern Wirtschaftsanalytikerin und somit wurde der Film zu einer Informationsquelle.

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Mein erster Gedanke war: Wie viele Vertreter arbeiteten wohl für diese Staubsaugerfirma und wie wurden ihre Reisekosten und Spesen abgerechnet? Selbst wenn nur 30 Verkäufer ständig unterwegs waren, sammelte sich ein Papierberg an – zum Beispiel all die Quittungen für Übernachtungen, Restaurantbesuche, Benzin, Autoreparaturen usw.  Wie konnte ein Unternehmen dieser Mengen Herr werden? Im 21. Jahrhundert vermögen wir uns kaum vorzustellen, wie das wohl in den 50er Jahren bearbeitet wurde. Wahrscheinlich gehörte das damals zu den Aufgaben des Verkäufers, um das Unternehmen zu entlasten. Aber ich weiß genau, wie wir damit in unserer heutigen, modernen Geschäftswelt umgehen.

Weniger Papierkram

Als erstes wird die Zahl der Papierbelege minimiert, wenn eine Geschäftsreise ansteht oder eine Spesenabrechnung einzureichen ist. Papier geht häufig verloren, wird beschädigt oder durch nebenbei konsumierte Lebensmittel befleckt. Natürlich müssen die Ausgaben nachgewiesen werden, aber das kann meistens auch in elektronischer Form erfolgen.

Tracking-Software für Reisespesen

Zweitens kommt spezielle Software für die Verfolgung von Reiseanträgen und Spesenabrechnungen zum Einsatz. Email-Anwendungen oder Tabellenkalkulationen sind hierfür kaum geeignet. Emails gehen immer wieder verloren oder im Spam-Ordner unter. Und mit Tabellenblättern können Sie weder kollaborieren noch Änderungen verfolgen – wer hat diese Zeile geändert und warum? Solche Informationen sind in einem Tabellenblatt nicht ersichtlich, diese Funktionalität fehlt.

Comindware Tracker für die Verfolgung von Reiseanträgen

Und zu guter Letzt… nun, vielleicht ist das eher meine persönliche Meinung, aber aus gutem Grund: Verwenden Sie Comindware Tracker für das Tracking von Reiseanträgen und Spesenabrechnungen. Mit Comindware Tracker können Sie nach der Installation binnen weniger Minuten alle Reiseanträge und Spesenabrechnungen verfolgen: Erstellen Sie den Arbeitsbereich „Finanzen und Administration“, indem Sie in der Registerkarte ‘Menü’ auf ‘One-Click Setup’ klicken und diese Lösung bereitstellen. In deren Hauptbenutzeroberfläche finden Sie dann die Applikationen ‘Spesenabrechnungen’ und ‘Reiseanträge’.

Mit der Verfolgung von Spesenabrechnungen wird alles anders

Ein weiteres Beispiel: Für den Verkäufer Hans Meier steht eine Geschäftsreise in die Städte Hannover, Osnabrück und Lüneburg an. Er öffnet Comindware Tracker und erstellt mit Hilfe der Schaltfläche ‘Neu – Reiseantrag’ das Objekt ‘Geschäftsreise Niedersachsen’. Es müssen ein Auto gemietet und 3 Hotels gebucht werden, also füllt er die entsprechenden Felder aus und gibt in der Registerkarte ‘Zweck/Begründung’ eine Beschreibung ein. Anschließend übergibt er die Anforderung mit der Schaltfläche ‘Nächster Schritt – Anforderung zur Genehmigung übermitteln’ an seinen Vorgesetzten, Torsten Müller. Herr Müller erhält eine Benachrichtigung in seinem Email-Posteingang und genehmigt die Anforderung einfach durch einen Mausklick auf die Schaltfläche ‘Nächster Schritt – Genehmigen’ im Objektformular (das anhand des Links in der Email sofort verfügbar ist). Natürlich kann Herr Müller in der Registerkarte ‘Diskussion’ eine Unterhaltung mit Herrn Meier beginnen oder weitere Informationen erfragen. Außerdem kann er die Anforderung ablehnen. Aber wir denken positiv: Herr Müller genehmigt den Reiseantrag, der daraufhin automatisch an seine Assistentin, Anita Schulze, weitergeleitet wird. Frau Schulze reserviert für Herrn Meier die Hotelzimmer, mietet ein Auto und veranlasst die Auszahlung eines Vorschusses. Alle Aktivitäten werden in den dafür vorgesehenen Feldern des Comindware Tracker-Objekts vermerkt und dann verfolgt.

Der größte Vorteil

Der größte Vorteil bei der Verwendung von Comindware Tracker für die Verfolgung von Reiseanträgen und Spesenabrechnungen liegt darin, dass alle Beteiligten zu jeder Zeit genau wissen, wer wofür verantwortlich ist. Herr Meier weiß, dass er die Spesenabrechnung aufstellen muss, denn er hat eine entsprechende Email-Benachrichtigung erhalten. Herr Müller weiß, dass er die Abrechnung nach Eingang in seinem Comindware Tracker-Postfach genehmigen oder ablehnen muss. Anschließend wird die Anforderung an Frau Schulze übergeben und Herr Müller braucht nicht mehr daran zu denken, sie verschwindet einfach aus seinem Posteingang. Frau Schulze wird über die erforderlichen Aktionen per Email benachrichtigt und findet sie zudem als ‘Neue Aufgabe’ in ihrem Posteingang. An diesem Prozess sind immer nur die Personen beteiligt, die gerade auch für eine Aufgabe verantwortlich sind, alle anderen werden nicht behelligt. Das ist großartig!

Die zur Lösung „Finanzen und Administration“ gehörenden Standardapplikationen wurden extra mit einer Regel ausgestattet: Wenn ein Betrag auf der Spesenabrechnung die 1.000€-Grenze übersteigt, muss sie vom Finanzleiter genehmigt werden. Aber das ist nur ein Beispiel aus der Praxis. Natürlich können Sie diese Bestimmung entfernen oder den Prozess mit wenig Aufwand so anpassen, dass er Ihren individuellen Erfordernissen entspricht. Dabei helfen wir Ihnen gern. Mit unserem komfortablen Comindware Workflow-Generator ist das wirklich einfach!

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