Tips und Tricks - page 2
Eine akkurate Leistungsbeschreibung für die Position eines Teamleiters könnte so aussehen:
Wenn Sie über die Vorgänge in Ihrer Abteilung bzw. im Unternehmen nicht genau informiert sind, müssen Sie ein „blindes System“ verwalten. Dann kann auch eine Prozessautomatisierung nicht genügend Überblick in die täglichen Aktivitäten bringen. Der ganzheitliche Ansatz für Prozessmanagement hingegen ist eine Kombination verschiedener Tools, die zusammen mit der Prozessautomatisierung Sichtbarkeit und Transparenz schaffen. Und so funktioniert es:
25% der CIOs bestätigen die mangelnde Qualifikation von Mitarbeitern im Bereich Geschäftsprozessverwaltung, die sich letztendlich negativ auf das Geschäftsergebnis auswirkt. Doch kann man dieses Problem beseitigen, ohne in aufwändige Schulungen zu investieren? Wahrscheinlich liegt die Lösung darin, mit Hilfe eines adaptiven Systems einfaches BPM einzuführen. Denn die meisten Benutzer brauchen keine lange Einarbeitungszeit, um sich in einer neuen Online-Umgebung dieser Art zurecht zu finden.
Bei der Vorbereitung unserer Dokumentation hatten wir ein Problem: Für die einzelnen Bestandteile waren verschiedene Mitglieder unseres Teams zuständig und wenn wir morgens ins Büro kamen, war es einfach nicht möglich herauszufinden, ob die jeweiligen Unterlagen denn nun auch vorbereitet und einsatzbereit vorlagen. Emails waren dabei keine große Hilfe, weil immer wieder vergessen wurde, die Fertigstellung eines Dokuments zu kommunizieren. Wenn dann irgendwann die Information von dritter Seite kam, war es oft zu spät und man hatte die Arbeit schon selbst, sprich doppelt, erledigt.
Vor einiger Zeit starteten meine Programmierkollegen ein neues Projekt. Sie mieteten ein kleines Büro, besorgten Computer und begannen mit einem 10-köpfigen Team die Entwicklung von Software. Das war vor 6 Jahren. Inzwischen haben sie sich zu einem mittelgroßen Unternehmen mit eigenen Kunden und Tausenden Fans in sozialen Medien gemausert.
Natürlich: Irgendwann kommt der Punkt, an dem Sie sich im Zuge von Business Process Management mit BPMN befassen müssen. Aber diese Art von Business Notation ist ziemlich komplex und kompliziert. Sie müssen wertvolle Zeit in den Lernaufwand investieren oder die Abbildung, Optimierung und Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse in die Hand entsprechender Fachleute geben. Doch diese Kosten sind erheblich. Zusätzlich benötigt der BPM-Experte für die Erstellung von BPMN-Schemata spezielle Software, wodurch sich der finanzielle Aufwand noch weiter erhöht. Außerdem wird es nicht einfach, diese Diagramme anderen verständlich zu erklären. Unbestritten ist BPMN ein großartiges Tool, doch es erfordert eine Menge Zeit und Geld.
Geschäftliche Online-Kollaboration hat viel mit der privaten Online-Zusammenarbeit gemeinsam, zum Beispiel Kommentare wie bei Facebook oder geteilte Dateien wie bei DropBox oder Google Docs. Dabei ist es unerheblich, ob Sie online oder offline sind. Die Unterscheidungsmerkmale von geschäftlicher Kollaboration sind vielmehr die Ausrichtung auf Zielerreichung und die Verwendung von effizienz- und produktivitätsbasierenden Techniken, die dorthin führen.
Comindware greift das Feedback seiner Kunden auf und optimiert die Lösungen entsprechend, damit Ihre Erfordernisse noch besser erfüllt werden. Seit der Veröffentlichung unserer ersten Produkte – Comindware Tracker, Comindware Task Management und Comindware Tasks for Outlook – haben wir zahlreiche Rückmeldungen erhalten und häufige Updates herausgebracht. Unserem Entwicklungsteam ist es gelungen, die Software mit vielen wichtigen und praxisrelevanten Funktionen zu erweitern und eine wirklich komfortable Comindware-Umgebung zu schaffen. Heute möchte ich Ihnen die neue Version von Comindware Tasks for Outlook mit komplett überarbeiteter Oberfläche und deutlich erweitertem Funktionsumfang vorstellen.
Bei der Implementierung von Work Management Software ist es sinnvoll, die Auswahl der geeigneten Lösung den Mitarbeitern zu überlassen. Es gibt keinen wirklichen Grund, warum die Geschäftsleitung ein System für Work Management selbst aussuchen sollte. Die Mitarbeiter erledigen mit Work Management Software tagtäglich ihre Aufgaben. Das Management hingegen braucht nur Transparenz und Überblick sowie gute Berichtsfunktionen. Darum sollten diejenigen, die mit dem neuen Workflow System letztendlich arbeiten werden, aufgrund der Funktionalität die Entscheidung treffen dürfen.
Angenommen Sie haben einen besonders kritischen Prozess, der für all Ihre Kunden wichtig ist. Auch wenn Sie sich ausgiebig damit befassen, ständig an die Details denken und entsprechende Erinnerungen an strategischen Plätzen wie Emails, Schreibtisch oder Bürowand deponieren – die Gefahr etwas zu übersehen ist damit nicht gebannt. Am meisten wird Ihnen die Übersicht über den Prozess, die Arbeit Ihres Teams und den Bearbeitungsstand der einzelnen Aufgaben fehlen. Um mit herkömmlichen Mitteln eine Übersicht herzustellen, müssten Sie beispielsweise in mühevoller Handarbeit eine Excel-Tabelle mit Daten bestücken. Doch das kostet Zeit und wir bräuchten ohnehin schon mehr als 24 Stunden am Tag, um alle Aufgaben erledigen zu können.