Ausgewogenheit bei der Zusammenarbeit finden

Projektführer und Abteilungsleiter müssen gleichermaßen vollständige Verantwortung für die Kollaborationsergebnisse des Teams übernehmen. Das erfordert Einblick in das Geschehen in Echtzeit bei gleichzeitiger straffer Führung.

Zur gleichen Zeit müssen die Profis in den Teams beweglich, aufgeschlossen und kreativ arbeiten, so, dass in der Zusammenarbeit jedes einzelne Teammitglied einzigartige Stärken zum Erfolg des Projekts beiträgt.

Wie vermeidet eine Teamführung kleinschrittiges Gängeln, ohne dabei auf die Verantwortung zu verzichten?

Und wie setzen diese Leiter wirksam ihren Überblick ein, den nur sie haben in Bezug auf Kenntnis der organisatorischen Ziele, der Stärken der Personen und der sich ändernden Umständen? Sie tun zwei Dinge:

1. Sie gestalten sorgfältig elegante Prozesse
2. Sie kommunizieren die Ziele nachhaltig

Sorgfältige Prozessgestaltung

“Man muss den Prozess nicht verändern, um ihn der Software anzupassen…”

Wenn der Geschäftsprozess gut gestaltet und an die Erfordernisse angepasst ist, dann fühlt sich Zusammenarbeit einfach an. In diesem Fall sind die meisten Fallen und unüberwindliche Schwierigkeiten vorausschauend vermieden worden. Und, so trocken das klingt, ein guter Prozess gibt kreativen Köpfen die Sicherheit, Risiken einzugehen und große Arbeit abzuliefern. Weil klar definiert ist, wie die Dinge zu laufen haben, wie Änderungen erfolgen, wenn etwas klemmt und weil klar ist, wer wann und wofür verantwortlich ist, werden Frustration und Furcht vermieden.

Unsere Werkzeuge von Comindware für die Zusammenarbeit in Teams machen es einfach, den Geschäftsprozess der Teams zu automatisieren. Denn die die Teamführung muss dazu nur wissen, wie die Abläufe funktionieen und welche Leute beteiligt sind. Der Prozess muss nicht geändert werden, damit er von der Software erfasst werden kann. Es ist auch kein IT-Spezialisten nötig, der den Geschäftsprozess in Programmcode umsetzt. Ein Vorteil: Das Team arbeitet an den richtigen Themen zusammen, weil Comindware Tracker den Arbeitsprozess (etwas, was in den meisten Softwarelösungen nur ein „Bild” bleibt) in voneinander abhängige automatisierte Aufgaben verwandelt. Außerdem kann der Prozess auf einfache Weise abgewandelt werden, so wie das Team die Zusammenarbeit lernt.

Nachhaltige Kommunikation

“…das Team muss arbeiten, arbeiten, arbeiten, nicht reden, reden, reden…”

Es ist verwirrend festzustellen, was alles in der Kommunikation verloren geht. Dabei merken die beteiligten Parteien oft nicht einmal, dass die Botschaft falsch ist. Wer ist wofür verantwortlich? Wer arbeitet woran? Wie ist der Status einer bestimmten Aufgabe? Welchen Einfluss haben veränderte Begleitumstände auf das Projekt? Das sind nur einige Probleme. Selbst in einem kleinen Team in einem einzigen Büro gibt es genug Raum für Missverständnisse und Mängel an Klarheit. Der Grund dafür sind „Gespräche” in Chats und Emails oder in Meetings, die zu keinen Handlungen führen.

Ausgehend von der Tatsache, dass die meisten Teams größer sind, als nur eine Handvoll Mitglieder und eventuell sogar über mehere Zeitzonen verteilt sind, besteht die Notwendigkeit für konsistente und gezielte Kommunikation. Im Grunde muss das Team arbeiten, arbeiten, arbeiten, nicht reden, reden, reden. Also noch einmal: Wie findet man die Ausgewogenheit?

In Comindware integrierten wir Komponenten für die Zusammenarbeit von Teams in einen Generator für die Automatisierung von Geschäftsprozessen, so das sich alle Inhalte (Videos, Präsentationen, Arbeitsblätter, Sprachaufzeichnungen, Dokument usw.) bei den zugehörigen Kommentaren und Arbeitsabläufen befinden. Der Manager kann also ein Projekt kontinuierlich mit Änderungen oder neuen Informationen aktualisieren und gleichzeitig Feedback darüber erhalten, wie die Dinge stehen. Alles ist an einem einzigen Platz zu finden und so kann der Prozess kontinuierlich überwacht werden, ohne das die Mitarbeiter von einem Update zum nächsten hetzen müssen.

“…den beste Weg zur Kommunikation finden bedeutet, dass ein Team mehr leistet in weniger Zeit…”

Es gibt immer Bedarf an kluger Führung von Teams, etwas, was nur begabte und erfahrene Manager bieten. Es ist Urteilsvermögen gefragt, es gibt zähe Entscheidungen genug. Das gute Aufsetzen eines Prozesses von Beginn an vermeidet viel von dem, was die Zusammenarbeit eines Teams behindern könnte. Den besten Weg zur Kommunikation finden bedeutet häufig, dass ein Team mehr leisten kann in weniger Zeit.

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