Ermüdet vom Tracking mit Excel? Testen Sie ein wirkliches Workflow-Tool!

Gibt es eine Alternative zu Microsoft® Excel, um die Aktivitäten während eines Projekts zu verwalten? Viele Anwender stellen unserem Support dieselbe Frage: Was kann ich anstelle von Excel zur Verwaltung von Projektaktivitäten einsetzen? Sie sind damit einfach nicht zufrieden. Denn eine Excel-Datei wird mit der Zeit immer größer und unübersichtlicher.

Excel ist ein hervorragendes Werkzeug für Berechnungen in Tabellen. Aber für das Verwalten von Projekten ist das Programm nicht gedacht. Was also kann stattdessen benutzt werden?

“…es ist so viel einfacher, einen Aufgabenberg zu bewältigen, wenn man ein großartiges Workflow-Werkzeug hat.”

Das Problem: Stand-alone Dateien mit Daten zur Projektverfolgung sind nicht praktikabel.

Nehmen wir ein Beispiel aus einem Schulungszentrum, wo Lehrgangsanforderungen in einer Excel-Datei verfolgt werden. Wenn eine Schulungsanforderung eingeht, wird diese vom jeweiligen Empfänger in eine Excel-Datei eingetragen. Es werden der Schulungstitel, der Ort, die Deadline und die verantwortliche Person eingetragen. Diese Datei ist lokal auf dem Computer des Managers gespeichert und wird manuell aktualisiert: wenn jemand diese Datei benötigt, wird sie per Mail verschickt. Daraus resultiert umfangreicher Email-Verkehr und die Einsicht in den Prozess ist gering.

Als das Team davon genervt war, suchte es einen Weg, gemeinsam mit einer Datei zu arbeiten. Es ist nicht genau bekannt, was eingesetzt wurde: möglicherweise Dropbox oder Google Docs oder etwas ganz anderes. Nun konnten sie gleichermaßen an der Datei arbeiten und die Aktualisierung war einfacher. Wenn aber die Datei geöffnet und geändert wird ist nicht zu sehen, ob bereits daran gearbeitet wird. Es kann zu überraschenden Überschneidungen kommen. Möglicherweise wird die gleiche Schulung doppelt eingetragen.

Irgendwann waren mehr als 1000 Schulungen eingetragen und die Liste wurde immer länger. Seitdem wurde die Datei immer weniger beherrschbar. Es sollte dann jemand mit der Pflege dieser Datei beauftragt werden, aber alle Teammitglieder waren mit der Schulungsorganisation beschäftigt: Niemand hatte Zeit für zusätzliche Arbeit zur Dateiverwaltung.

Im schlimmsten Fall sind zu viele Informationen in einer einzelnen Datei abgelegt. Das macht eine solche Datei schwer zu handhaben und immer weniger nützlich. Aktualisierungen erfolgen nicht mehr zeitnah. Mit Projektinformationen in einer Excel-Datei kann man nicht wirklich auf dem Laufenden bleiben.

Also bleibt die Frage: Wie kann man effizient mit Projektaktivitäten arbeiten und das Chaos mit einer stand-alone Tabelle vermeiden?

Die Lösung: Aktualisierung durch Anwender in Echtzeit mit Workflow-Koordinierung.

Workflow-Koordinierung mit Comindware Tracker ist die Lösung für dieses Problem. Es enthält die Logik von Geschäftsprozessen. Die Lösung unterscheidet sich drastisch von kommentierten Dateien. So sieht die veränderte Planung des Schulungsteams in diesem Workflow-Tool aus.

Die Aufstellung der Schulungswünsche sieht in Comindware Tracker immer noch wie eine Liste aus. Zu sehen sind der Name der Schulung, die Deadline, die Priorität, der Ort und der Verantwortliche. Aber im Grunde ist es überhaupt keine Aktivitätenliste mehr. Was wie eine einfache Liste aussieht arbeitet nun wie ein Hypertext mit einer hinterlegten Workflow-Engine.

Wenn der Name einer Schulung in der Liste angeklickt wird, erscheint die Schulung mit allen Informationen an einem einzigen Platz:

Mit der Funktion zur Workflow-Koordinierung richtete das Schulungsteam einen Prozess für Schulungsanforderungen ein. Nun durchläuft eine Schulungsanforderung zusammen mit allen zugehörigen Informationen einen definierten Workflow:

Der Bearbeiter eines Prozesselements kann den Status einstellen, Aktualisierungen vornehmen und Prioritäten setzen – und all das ist sofort für jeden sichtbar, weil alles online geschieht. Es sind keine Emails mehr nötig. Jedes Prozesselement kann in einem Diskussionsforum kommentiert werden, das in das Formular zur Schulungsanforderung integriert ist. Die Anwender können aber Benachrichtigungen darüber erhalten, dass ein Prozesselement verändert wurde.

Diese Funktionen wurden speziell zur Unterstützung der Verwaltungsarbeit entwickelt und sind in Excel nicht enthalten. Excel ist für andere Aufgaben viel besser geeignet. Ganz nebenbei: Das Schulungsteam setzt Excel immer noch ein, aber nun für Kalkulationen und Tabellen, die nun den Schulungsanforderungen in Comindware Tracker zugeordnet werden.

Niemand muss mehr im Kopf behalten, wer der Nächste ist. Es entfällt die Frage: Wen muss ich benachrichtigen, wenn ich meinen Teil an der Aufgabe abgeschlossen habe. Der Workflow entscheidet, an wen das Prozesselement als nächstes geht.

Sie können Comindware Tracker testen – 30 Tage kostenlos.

Wo kann diese Lösung noch von Nutzen sein?

Die beschriebene Funktionalität ist bei speziellen Aktivitäten besonders effizient. Deshalb haben wir Lösungen vorbereitet für den Support-Helpdesk, Finanzen und Administration, Softwareentwicklung und Automatisierung der Personalverwaltung.

Auch wenn Sie etwas ganz anders tun und entscheiden, Comindware Tracker zur Verfolgung von Elementen einzusetzen – es ist eine gute Entscheidung! Comindware Tracker ist flexibel und wir sind darauf vorbereitet, Ihnen bei der Einrichtung Ihres ersten Prozesses zu helfen.

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