Vor allem in neu gegründeten Unternehmen müssen die Mitarbeiter neben ihren eigentlichen Verantwortlichkeiten noch andere Aufgaben übernehmen, auch so wichtige wie das Projektmanagement.
Zwar würden die Unternehmen zertifizierte Projektmanagement Experten vorziehen, aber der Aufwand für entsprechende Schulung und Zertifizierung ist häufig sehr hoch. Darum müssen sich viele für ihre zusätzlichen Projektmanagementaufgaben mit einem deutlich einfacher gehaltenen Project Management Guide begnügen.
Hilfe für „Gelegenheits-Projektleiter“
Um die 90% aller Projekte werden von unerfahrenen oder „Gelegenheits-Projektleitern“ verwaltet und nicht von zertifizierten Projektmanagementexperten. „Gelegenheit“ bedeutet hier, dass manche Projektleiter nur deswegen mit dieser Aufgabe betraut werden, weil sie zum Zeitpunkt X eben verfügbar waren. Leider bekommen sie jedoch nur selten eine entsprechende Schulung und müssen sich stattdessen mit Hilfe eines Handbuchs für Projektmanagement selbst einarbeiten, manchmal sogar in ihrer Freizeit.
In einem Softwareentwicklungsteam, zum Beispiel, gibt es gewöhnlich ein sehr erfahrenes Mitglied, dem die anderen allein aufgrund dessen ganz automatisch die Führung des Teams überlassen. Und natürlich ist es für die Unternehmensleitung viel bequemer, diese ohnehin als Teamleiter angesehene Person mit dem Projektmanagement zu betrauen, als einen betriebsfremden Projektleiter zu engagieren. Zusätzlich zu seinen eigenen Aufgaben! Also bekommt er einen Schritt-für-Schritt Project Management Guide an die Hand und dann schubst man ihn ins kalte Wasser.
Doppelte Arbeitsbelastung
Eine besondere Herausforderung liegt darin, die Projektleiterverantwortung zusätzlich zu den eigentlichen Aufgaben zu übernehmen. Der neu ernannte „Softwareentwickler/Projektleiter“ in unserem Beispiel muss also nicht nur die Software entwickeln, sondern auch Planung, Kalkulation, Tracking usw. erledigen.
Wenn auch Sie frisch zum Projektleiter ernannt wurden, will Ihnen dieser Project Management Guide einen ersten Überblick über die damit verbundenen Pflichten geben.
Schnellstart Project Management Guide
- Erwartungen abstecken. Legen Sie für Ihr Projekt detailliert fest, „wer“ „was“ „warum“ macht. Das ist ein wesentlicher Faktor für erfolgreiches Vorgehen, denn Sie klären damit effektiv, „was“ Sie „warum“ erreichen wollen.
- Details planen. Als nächstes bestimmen Sie das „wie“ und „wann“. Nach dem Festlegen der grundlegenden Projektkomponenten geht es mit der Ressourcenzuteilung weiter. Dabei bestimmen Sie: wen Sie beteiligen wollen, welche Materialien Sie benötigen und welche Teilaufgaben erforderlich sind. Dann kalkulieren Sie die Kosten für die Ausführung Ihrer Planung und entscheiden, wann alles erledigt sein muss.
- Das Team vorbereiten. Holen Sie jetzt die Schlüsselpersonen ins Team und definieren Sie spezielle Mitgliederrollen, Termine und Verantwortlichkeiten.
- Den weiteren Verlauf verwalten. Anschließend geht es um die fortlaufende Ausführung der Routineaufgaben: Zeitpläne aufstellen bzw. neu organisieren, Statusaktualisierungen und Echtzeitüberwachung durchführen, Berichte erstellen, Ressourcen aufgrund von vorzeitig abgeschlossenen oder sich verzögernden Aufgaben neu zuteilen usw.
- Erfolgreich abschließen. In der Schlussphase des Projekts werden das Budget und die Leistung überprüft. Welche Kosten wären vermeidbar gewesen, was hätte den Projektabschluss beschleunigt? Wo können sich das Team oder einzelne Teammitglieder verbessern?
- Aktionsplan für das nächste Mal erstellen. Auf Basis der Bewertung des aktuellen Projekts erstellen Sie einen überarbeiteten Aktionsplan für die Vorgehensweise bei zukünftigen Projekten. Damit können Sie beim nächsten Mal sich und dem Unternehmen potentiell eine Menge Zeit und Geld sparen.
Die Arbeitsbelastung mit den richtigen Tools minimieren
Mit dieser Funktionalität macht Ihnen die Comindware Projektmanagement Software die Arbeit erheblich leichter:
- automatisierte prioritätenbasierte Planung
- Projektstatusanzeige in Echtzeit
- automatisierte Ressourcenzuteilung
- vorintegrierte kollaborative Plattform
- Verfolgung von Fortschritt und Finanzkonten
- Microsoft Outlook-Integration
Als Alternative, oder zusammen mit einem allgemeinen Project Management Guide, machen die vor kurzem veröffentlichten interaktiven Tutorials spezielle Schulungen zur effektiven Nutzung dieser Projektmanagement Software überflüssig.
Schlussfolgerung
Die neuen Technologien erlauben heute viel schnellere Reaktionen auf die Anforderungen der Märkte, darum haben Unternehmen auch entsprechend hohe Erwartungen an ihre Mitarbeiter. Doch wer ohnehin eine anspruchsvolle Position hat, für den kann zusätzliche Verantwortung zur Belastung werden. Darum ist echte Unterstützung für „Gelegenheits-Projektleiter“ von entscheidender Bedeutung. Außer einem bewährten Project Management Guide gehört dazu auf jeden Fall auch eine einfach zu implementierende Projektmanagement Software.
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