Projektwelt - page 4
Das soziale Web ist kein neues Konzept. Schon lange vor sozialen Netzwerken wie Facebook und Twitter haben sich die Communities für Wissensmanagement Diskussionsforen und Wikis zu Nutze gemacht.
Eine akkurate Leistungsbeschreibung für die Position eines Teamleiters könnte so aussehen:
Die Einhaltung von Lieferterminen fällt schwer und Projektberichte kommen immer verspätet? Sie haben das Gefühl, ständig von einem akuten Anlass zum nächsten eilen zu müssen, um einen reibungslosen Ablauf zu ermöglichen? Dann gibt es mindestens einen Flaschenhals in Ihren Prozessen! Doch zum Glück gibt es automatisierte Workflows, mit deren Hilfe Sie diese Situation schon durch wenige Anpassungen beim Workflow entschärfen.
Wenn Sie über die Vorgänge in Ihrer Abteilung bzw. im Unternehmen nicht genau informiert sind, müssen Sie ein „blindes System“ verwalten. Dann kann auch eine Prozessautomatisierung nicht genügend Überblick in die täglichen Aktivitäten bringen. Der ganzheitliche Ansatz für Prozessmanagement hingegen ist eine Kombination verschiedener Tools, die zusammen mit der Prozessautomatisierung Sichtbarkeit und Transparenz schaffen. Und so funktioniert es:
Je mehr sich die Festplatte füllt, desto langsamer arbeitet der Computer. Schlimmer noch, die Funktionalität leidet. Und ein überladenes Auto, auch wenn es eigentlich in bestem Zustand ist, wird zum potentiellen Sicherheitsrisiko, verbraucht mehr Benzin, hat einen längeren Bremsweg und läuft Gefahr liegen zu bleiben.
Diese beiden Beispiele haben eines gemeinsam: Der Ballast muss weg, um funktionsfähiger, schneller, sicherer und effizienter zu werden.
25% der CIOs bestätigen die mangelnde Qualifikation von Mitarbeitern im Bereich Geschäftsprozessverwaltung, die sich letztendlich negativ auf das Geschäftsergebnis auswirkt. Doch kann man dieses Problem beseitigen, ohne in aufwändige Schulungen zu investieren? Wahrscheinlich liegt die Lösung darin, mit Hilfe eines adaptiven Systems einfaches BPM einzuführen. Denn die meisten Benutzer brauchen keine lange Einarbeitungszeit, um sich in einer neuen Online-Umgebung dieser Art zurecht zu finden.
Genaugenommen werden alle Vorgänge anhand von Dokumenten verfolgt: Budgets, Beschaffungsanfragen, Kundenaufträge usw. Heutzutage liegen fast alle Dokumente in elektronischer Form vor, sie werden auf einem Computer erstellt und als Datei oder Datenbankeintrag gespeichert. Reine Papierdokumente sind mittlerweile sehr selten.
Zu Beginn eines jeden Jahres gibt es zahlreiche Trendprognosen – für IT, Mode, Content Marketing, Soziale Medien, Softwareentwicklung usw. Für nahezu jeden Bereich werden die Trendsetter erkoren.
Laut einer Studie der Oracle Applications Users Group müssen 71% der Befragten ihre Arbeit zumindest teilweise unterbrechen, während Prüfungen laufen, die ihre täglichen Aktivitäten sichtbar machen und unternehmensinterne Risiken finden sollen, um ihnen vorbeugen zu können. Diese Notwendigkeit ergibt sich also allein aufgrund der mangelnden Transparenz in Arbeitsumgebungen. Folglich ist es einfach, solche Kontrollen und die damit verbundenen Arbeitsunterbrechungen zu vermeiden – sofern alle Vorgänge sichtbar und transparent ablaufen. Zum Beispiel ist es kaum möglich, ohne entsprechende Autorisierung eine Ausgabe zu tätigen, wenn sämtliche Budgets und Kosten samt Genehmigungsprozessen in einem System verwaltet werden. Webbasierte Lösungen für die Geschäftsprozessverwaltung sind immer auf dem aktuellen Stand und bieten eine ganzheitliche Echtzeitkontrolle für die gesamte Arbeit in einer Abteilung.
Bei der Vorbereitung unserer Dokumentation hatten wir ein Problem: Für die einzelnen Bestandteile waren verschiedene Mitglieder unseres Teams zuständig und wenn wir morgens ins Büro kamen, war es einfach nicht möglich herauszufinden, ob die jeweiligen Unterlagen denn nun auch vorbereitet und einsatzbereit vorlagen. Emails waren dabei keine große Hilfe, weil immer wieder vergessen wurde, die Fertigstellung eines Dokuments zu kommunizieren. Wenn dann irgendwann die Information von dritter Seite kam, war es oft zu spät und man hatte die Arbeit schon selbst, sprich doppelt, erledigt.