Festgefahren im Business-System?

Wissen Sie, wie viele Organisationen mit ihrer Business Process Management Software den Reifegrad erreichen, bei dem sie aus Prozessen den vollen Nutzen ziehen können? Wenn optimierte Prozesse zu Profitabilität führen und Geschäftsergebnisse kontinuierlich den Vorhersagen entsprechen? Gartner geht davon aus, dass dies bisher noch kein Unternehmen geschafft hat. Und warum ist das so? Bei der traditionellen, unflexiblen BPM Software ist das eben sehr teuer und zeitaufwändig. Dabei bedarf es nur des richtigen Ansatzes, um hier erfolgreich zu sein: anpassungsfähige Process Management Systeme.

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Starre Prozesse

Die meisten Unternehmen stoßen bei der Einführung automatisierter BPM-Lösungen auf Prozesse, die in Stein gemeißelt sind. Darum muss im Vorfeld jeder einzelne Prozess bis ins letzte Detail durchdacht werden, bevor die Implementierung beginnen kann. Wenn aber alle Prozesse schon vor dem Start mehrere Genehmigungswege durchlaufen müssen, kommt es schnell zum kompletten Stillstand. Anstatt mit automatisierten Prozessen zu arbeiten, muss Ihr Team abwarten bis das Prozessmodell zunächst mit größter Sorgfalt aufgestellt und anschließend als Unternehmensstandard akzeptiert ist. Doch dieser Perfektionismus erweist sich als Hindernis, weil sich das Modell in der Praxis noch nicht bewähren konnte. Außerdem ergibt sich häufig trotz aller Planungssorgfalt im Nachhinein weiterer Optimierungsbedarf.

Die Implementierung von BPM Software garantiert nicht, dass Änderungen nun nicht mehr nötig werden. Vielmehr wird die sich ständig wandelnde Geschäftsumgebung auch künftig kontinuierlich flexible Anpassungsmöglichkeiten bei der automatisierten Business Process Management Software einfordern.

Bei unseren Projekten machen wir oft diese Erfahrung: Zum Zeitpunkt der Prozessimplementierung sind alle Anforderungen bestens erfüllt, doch die sich im Laufe der Zeit ändernden Gegebenheiten fordern ihren Tribut.  Um von den Vorteilen der agilen Prinzipien bei BPM-Projekten zu profitieren, müssen jederzeit Prozessänderungen möglich sein. Nur so können kontinuierlich Verbesserungen vorgenommen werden, zum Beispiel über die Fallgestaltung mit einer BPM-Suite. Doch die Process Management Software selbst muss das zulassen.

Lähmende Analysen

Die starren Prozesse in traditioneller Business Process Management Software müssen vor der Implementierung mehrfach durchdacht werden. Irgendwann kommt der Punkt, an dem uns die vielen „Analysen regelrecht lähmen“. Zahlreiche Genehmigungsvorgänge und das wiederholte Modellieren einzelner Schritte überlagern die eigentliche Implementierung der Automatisierung. So nimmt der Implementierungsprozess schnell 3 bis 4 Monate oder sogar 3 bis 4 Jahre in Anspruch. Währenddessen arbeitet Ihr Unternehmen weiterhin mit Emails und Tabellenkalkulationen statt mit automatisierten Prozessen und Ihnen entgehen 49% der Produktivität, die mit BPM Software realisierbar wäre (Datenquelle: The Resource Management und Capacity Planning Benchmark Study (600 teilnehmende Unternehmen), Planview, 2013).

Sie warten auf den perfekten Zeitpunkt, um zu handeln? Den gibt es nicht. Sie können weiterhin rechnen, die Vorbereitungen vorbereiten und im Genehmigungsdschungel stecken bleiben. Oder Sie machen sich davon frei: einfach anfangen und Schritte festlegen – auch wenn sie sich später als falsch erweisen könnten. Setzen Sie einen Fuß vor den anderen, so kommen Sie vorwärts. Möglich ist das jedoch nur, wenn Sie mit einem System arbeiten, dass die nötige Flexibilität für eine adaptive Prozessautomatisierung bietet.

Capgemini hat am 25. Januar 2013 die Studie Business Process Re-engineering 2.0 – Mastering Business Agility veröffentlicht und zieht darin den Schluss, dass BPM 1.0 versagt, weil hier die Prozesse nur mit großem Kosten- und Zeitaufwand angepasst werden können. Um diese Hürde zu überwinden, sei es Zeit für ein flexibles BPM 2.0, denn Prozesse dürfen nicht länger aufgrund ursprünglicher Entscheidungen festzementiert sein.

Ein Paradies für Prozesse: Adaptives BPM

Comindware Tracker ist eine adaptive Process Management Software der neuen Generation mit echten Vorteilen:

• Prozesse müssen nicht im Vorfeld perfekt ausgearbeitet werden
• Prozessänderungen sind jederzeit möglich
• Prozesseinrichtung ohne Programmierung und fortgeschrittene IT-Kenntnisse
• Comindware-Apps stellten sogar komplizierte Geschäftsprozesse in weniger als 10 Minuten bereit

Mit dem grafischen Workflow-Generator von Comindware Tracker gestalten Sie Prozesse einfach und schnell, indem Sie Diagrammteile per Drag&Drop ins Workflow-Schema bringen. Dieses Tool ist kostenlos und in die Lösung integriert.

Wenn Ihr Diagramm fertig ist, können Sie es automatisieren und den Prozess starten: Ihr Team beginnt mit der Bearbeitung der Workflow-Aufgaben. All das beansprucht ca. 30 Minuten Ihrer Zeit.

Im weiteren Verlauf können Sie die Prozesse optimieren oder verändern. Außerdem können Sie nach einer entsprechenden Genehmigung Schritte hinzufügen oder entfernen. Der dafür nötige Genehmigungs-Workflow kann parallel zur Prozessausführung laufen, ohne diese zu unterbrechen. Sobald eine Prozessanpassung erforderlich wird, fügen Sie mit dem Workflow-Generator einfach die neuen Schritte hinzu und klicken auf ‘Speichern’. Die Implementierung ist im Handumdrehen abgeschlossen, ohne Datenverlust und ohne dass Aufgaben pausieren müssen oder verlorengehen.

Teamleiter können ohne zusätzliche Experten mit Hilfe von Vorlagen beginnen und Prozesse von Grund auf in weniger als 30 Minuten gestalten – damit ist Comindware Tracker eine der besten adaptiven BPM Software der nächsten Generation.

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