Wie Sie mit Online Projektplanungssoftware die Teamproduktivität verdoppeln

Die Vorbereitung auf einen Boxkampf ist kein leichtes Unterfangen. Viel hängt von der Strategie ab und wenn sie nicht gut durchdacht und vorbereitet ist, kann schon ein gut gezielter Schlag den Weg auf die Verliererseite weisen.

Auch die Projektplanung hat so ihre Tücken, hier gibt es ebenfalls eine Reihe strategischer Details zu regeln: die geeigneten Leute ins Projektteam holen, Zeitrahmen abstecken, Abhängigkeiten bestimmen, Budgets aufstellen, Abschlusstermine festlegen und vieles mehr. Aber damit ist die Arbeit eines Projektleiters noch nicht erledigt, denn außer der eigentlichen Projektplanung hat er noch weitere Verantwortlichkeiten. Schließlich hält er eine Führungsposition inne und muss mit sozialer Kompetenz neben der Teamleitung auch dessen Zusammenhalt und Zusammenarbeit optimieren.

Zum Glück gibt es heute revolutionierende Technologien, die Projektleiter dabei ganz erheblich unterstützen. Auf der Basis umfangreicher Recherchen und bislang gesammelter Erfahrungen hat die IT-Branche eine großartige Projektplanungssoftware entwickelt, die Online Projektplanungssoftware. Sie unterstützt den Projektleiter und entlastet ihn von Routineaufgaben, damit er mehr Zeit für andere Aufgaben hat.

Wertschöpfende Vorgänge vs. sekundäre Aktivitäten

In jedem Unternehmen gibt es wertschaffende Tätigkeiten und Randaktivitäten. Laut BusinessDictionary.com sind wertschöpfende Aktivitäten solche, bei denen die „eingesetzten Ressourcen eine positive Rendite erwirtschaften und deren Wegfall sich negativ auf die Prozesse auswirken würde“. Randaktivitäten hingegen, so genannte sekundäre Tätigkeiten, gehören mit Blick auf Beschaffung/Produktion und Handel nicht zu den Hauptaktivitäten eines Unternehmens.

Doch die meisten Projektleiter müssen viel Zeit für sekundäre Tätigkeiten aufwenden. Dazu gehören zum Beispiel die Abstimmung mit anderen Projektleitern bezüglich der Personalressourcen, das Aktualisieren der zeitlichen Projektplanung auf Basis der bereits erledigten Aufgaben oder die Generierung detaillierter Statusberichte. Da bleibt wenig Zeit für wertschaffende Vorgänge wie die Unterstützung der Teambildung oder die Ausstattung des Teams mit optimalen Tools.

Echtzeit-Projektplanung mit Gantt-Diagrammen, Automation und Ressourcenzuteilung

Projektplanungssoftware ist eine hervorragende Unterstützung für Projektleiter.

Mit einer Online Projektplanungssoftware wie Comindware Project werden die sekundären Aktivitäten der Projektplanung automatisiert, damit sich der Projektleiter verstärkt mit wertschaffenden Aufgaben befassen kann. [ad#project-try] Und das ist die Kernfunktionalität von Comindware Project:

• Automatisierte prioritätenbasierte Planung
• Projektplanung mit Gantt-Diagrammen
• Tool für die Ressourcenzuteilung

Automatisierte prioritätenbasierte Planung

Diese Funktion berechnet den Projektplan automatisch, nachdem der Projektleiter in einer leicht verständlichen Drag&Drop-Oberfläche die Aufgaben zugewiesen und die Prioritäten festgelegt hat. Komplexe numerische Priorisierung, Ressourcenabgleich und manuelle Aufgabenverknüpfung gehören damit der Vergangenheit an.

Echtzeit-Projektplanung mit Gantt-Diagrammen

In Comindware Project erledigt die Funktion Gantt-Diagramm-Projektplanung die Neuplanung der verbleibenden Arbeit. Die Anzeige von Projektstatus, prognostizierten Meilensteinen und tatsächlichem Lieferdatum ist jederzeit aktuell und realistisch.

Tool für die Ressourcenzuteilung

Das Tool für die Ressourcenzuteilung verhindert die Überlastung von Ressourcen, die sich immer negativ auf die Teammotivation und -produktivität auswirkt. In dem farbcodierten Diagramm erkennen Sie auf einen Blick, welche Teammitglieder verfügbar sind und welchen bereits mehrere Aufgaben zugewiesen wurden.

Bei größeren Projekten und Teams bieten sich Ressourcenpools für die Aufgabenzuweisung an. Hier können jedem Pool individuelle Leiter zugeordnet werden, die dessen Aktivitäten beaufsichtigen.

Schlussfolgerung

Der Prozess für Projektplanung ist allzu häufig eine zu mühsame und zeitaufwändige Aufgabe. Aber mit der richtigen Online Projektplanungssoftware ist es ein Leichtes, bei Routineaufgaben Zeit einzusparen und die Teamproduktivität zu verdoppeln.

[ad#project-try] [ad#author-mrivera]