Kleine Teams verwalten: 3 Wege zur effektiven Ausführung von Aufgaben

Dieser Artikel gibt Tipps zum Delegieren von Aufgaben und Verwalten kleiner Teams
Versetzen Sie sich einmal in diese Situation:
Sie leiten ein Projekt im Bereich Forschung & Entwicklung. Ein Problem tritt auf und der Kunde erwartet, dass Sie den Grund herausfinden. Sie versprechen, Ursache und Hintergründe im nächsten Monat beim planmäßigen Meeting vorzulegen. Weil Sie sehr beschäftigt sind, beauftragen Sie ein Team-Mitglied mit der Recherche. In besagtem Meeting fragt der Kunde nach den versprochenen Details zum Problem. Die Person neben Ihnen wird schneeweiß – es ist der Mitarbeiter, der jetzt die Antwort parat

Auch ohne Worte ist Ihnen sofort klar, dass die Aufgabe nicht ausgeführt wurde. Doch in Gedanken fragen Sie ihn eindringlich: Wie kann es denn bloß sein, dass du diese wichtige Aufgabe vergessen hast?

Um Projekte erfolgreich steuern zu können, müssen Projektleiter jederzeit den vollen Überblick haben. Entsprechend wichtig ist die Fähigkeit, effektiv zu delegieren. Delegieren bedeutet nicht, eine Aufgabe einem anderen zuzuweisen und sie dann aus der eigenen To-do-Liste zu streichen. Denn auch wenn sie dort nicht länger aufgeführt ist, als Team-Leiter bleiben Sie trotzdem dafür verantwortlich. Letztendlich muss die Aufgabe planmäßig bearbeitet werden. Und Sie müssen sicherstellen, dass die Person, der Sie die Aufgabe zugewiesen haben, diese erwartungsgemäß ausführt.

Darum finden Sie im Folgenden drei Tipps, die bei der Verwaltung kleiner Teams eine große Hilfe sind. Und als i-Tüpfelchen haben wir die wichtigsten Kriterien zur Auswahl einer Projektmanagement Software für kleine Teams zusammengestellt:

Weisen Sie jede Aufgabe nur einem Verantwortlichen zu.

Zwar werden manche Aufgaben von mehreren Mitarbeitern bearbeitet, aber einem muss die Verantwortung für Ausführung und Abschluss übertragen werden. Er ist sozusagen der Leiter eines kleinen Teams innerhalb eines größeren Teams. So wird sichergestellt, dass eine bestimmte Person zuständig ist und bei Problemen geeignete Maßnahmen einleitet. Für eine erfolgreiche Übergabe an den Aufgabeninhaber gehört außerdem, dass ihm alle Details und Informationen zur Aufgabe und seiner Rolle als Verantwortlicher vorliegen.

Kommunikation, Kommunikation, Kommunikation.

Das ständige Abfragen von Aufgabenstatus und Fortschritt wirkt sicherlich kontraproduktiv. Doch eine unzureichende Kommunikation ist ein Garant für Schwierigkeiten und Probleme. Reibungslose Abläufe setzen voraus, dass alle Team-Mitglieder täglich informiert werden: über Pflichten, Verantwortlichkeiten, Fälligkeiten und Aufgabenabhängigkeiten.

Unabhängig von der Größe eines Projekts hängt die effektive Durchführung davon ab, ob alle relevanten Projektdokumentationen vorliegen und verfügbar sind. So wissen Team-Mitglieder auch, dass auf ihren Projektleiter Verlass ist. Davon abgesehen ist eine Aufgabenbearbeitung auf Basis unvollständiger Informationen sicher nicht nur bei wichtigen Vorgängen unproduktiv.

Auch bei der Kommunikation kommt es also darauf an, das Gleichgewicht zu finden. Eine effiziente Kommunikation informiert alle Beteiligten über:

1. exakte Fälligkeiten
2. klar definierte Erwartungen
3. alle Details, um Vermutungen und Annahmen auszuschließen
4. die Bereitschaft, Fragen zu beantworten
5. das Interesse an Vorschlägen für eine einfachere und schnellere Erledigung von Team-Aufgaben

Eine kollaborative Software für die Aufgabenverwaltung ist eine wirkungsvolle Unterstützung bei der Verwaltung kleiner Teams.

Die Globalisierung und stetig steigende Komplexität bei Projekten sind ein Grund dafür, dass die Verwaltung von Team-Aufgaben und Projekten ohne Projektmanagement Software kaum noch möglich ist. Unabhängig von der Team-Größe können Projekte nur durch effektive Team-Arbeit erfolgreich abgeschlossen werden.

Cloud-basierte Produkte wie Comindware Tracker und Comindware Project bieten allen Team-Mitgliedern auch an verschiedenen Standorten eine einheitliche Arbeitsumgebung. Hier können sie kommunizieren, den Status ihrer Aufgaben aktualisieren, Dateien und Dokumente hochladen & teilen und vieles mehr. Projektleiter haben einerseits die komplette Übersicht, andererseits sind für die einzelnen Aufgaben alle Details stets im Blick. Sie sind also jederzeit darüber im Bilde, ob die Projektausführung wie geplant verläuft oder wo es zu Verzögerungen kommt.

Dank der automatisierten Funktionen wie Email-Benachrichtigungen oder Erinnerungen werden bevorstehende oder gar überschrittene Fälligkeiten von Aufgaben nicht mehr übersehen. So können Projektleiter rechtzeitig entsprechende Maßnahmen einleiten und zum Beispiel Mitglieder anderer Teams oder externe Dienstleister mit ins Boot holen.

Ein abschließender Gedanke zur Verwaltung kleiner Teams

Grundlage einer erfolgreichen Führung kleiner Teams ist das Verständnis, dass deren Verwaltung genauso schwierig ist wie die mittlerer oder großer Teams. Häufig stellen sich Projektleiter die Führung eines kleinen Teams einfacher vor, aber das ist selten der Fall. Und wenn die wichtigsten Voraussetzungen nicht erfüllt sind, und dazu zählt auch die Implementierung einer fähigen Projektmanagement Software, ist ein Misserfolg oft vorprogrammiert. [ad#author-mrivera]