Prozess für Rechnungsgenehmigungen: Elektronische Formulare mit allen Rechnungsdaten

Mit einem webbasierten System für Rechnungsgenehmigungen können Sie nicht nur alle Rechnungen und Zahlungsinformationen an einem Ort aufbewahren, sondern gleichzeitig deren Status verfolgen, Benachrichtigungen einrichten und die Finanzdokumentation organisieren. Im Gegensatz zu anderer professioneller B2B-Software erledigt die Comindware-Lösung ‘Finanzen & Administration’ all das mit außergewöhnlich niedrigen Kosten. Und so funktioniert es:

Der Prozess für Rechnungsgenehmigungen in unserer Lösung Finanzen & Administration ist speziell abgestimmt auf folgende Abteilungen und Vorgänge:

• Kreditorenbuchhaltung
• Einkaufsabteilung
• Beschaffung von Büro- und Verbrauchsmaterial
• Anschaffung von Hard- und Software durch die IT-Abteilung
• Marketingkampagnen/li>
• sowie alle Abteilungen, die Geschäftsbeziehungen zu Anbietern und Lieferanten unterhalten bzw. Zahlungen und Bestellungen kontrollieren

Ein optimierter Prozess für Rechnungsgenehmigungen leitet die Rechnungen gemäß Ihren Geschäftsregeln selbstständig an die jeweils verantwortlichen Mitarbeiter weiter. Dabei werden gleichzeitig alle relevanten Rechnungsdetails erfasst, zum Beispiel:

• Bestellmengen oder Auftragsvolumen
• Preise für Waren oder Dienstleistungen
• Datumsangaben
• beteiligte Parteien
• eindeutige Rechnungsnummer
• steuerliche Angaben
• sowie alle Informationen, die Sie im Auge behalten müssen oder nach denen Sie später suchen können möchten

“…Workflows, Geschäftsregeln, Formularfelder in Rechnungen und die Rollen der Mitarbeiter können Sie individuell anpassen. Ohne dafür spezielle IT- oder Programmierkenntnisse zu benötigen…”

Fügen Sie Felder hinzu oder entfernen Sie unnötige, je nach Bedarf. Das ist einer der größten Vorteile unserer Lösung Comindware Tracker Finanzen & Administration: Sie können die Workflows, Geschäftsregeln, Formularfelder in Rechnungen und die Rollen der Mitarbeiter den individuellen Bedürfnissen Ihres Unternehmens anpassen. Spezielle IT- oder Programmierkenntnisse sind dafür nicht erforderlich! Es ist fast so einfach wie die Einrichtung Ihres Google-Profils, doch mit unserer Software erledigen Sie die Konfiguration sogar visuell.

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Sie können die gesamte Rechnungsliste mit dem aktuellen Status online ansehen und sortieren: Genehmigt, Abgelehnt, Bezahlt oder Warten auf Zahlung. Außerdem finden Sie dank der Suchfunktion für zahlreiche Parameter alle gewünschten Informationen in den Feldern des elektronischen Formulars mühelos und schnell.

Ihre Geschäftsregeln werden durch den Workflow vollständig abgebildet. Zum Beispiel ist es möglich, Rechnungen ab einem bestimmten Betrag automatisch an eine bestimmte Person zur Genehmigung weiterzuleiten oder alle Rechnungen eines Lieferanten gleich an diejenige Abteilung zu übermitteln, die mit ihm zusammenarbeitet.

Diese Funktion zur Erstellung von Rechnungen per Email ist einzigartig und wird nur von Comindware Tracker angeboten. Um sie zu nutzen, müssen Sie lediglich eine bestimmte Email-Adresse mit Ihrer Softwareinstanz von ‘Finanzen & Administration’ verknüpfen. Sobald ein Lieferant eine Email an diese Adresse sendet und seine Rechnung als Anhang beifügt, erstellt das System automatisch ein Element und vergibt dafür eine eindeutige Rechnungsnummer und eine eigene Online-URL. Anschließend durchläuft dieses Element den vorgegebenen Prozess und wird an die verantwortlichen Mitarbeiter zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet.

Dabei erfordern Installation, Einrichtung und Ausführung unserer B2B-Lösung nur einen minimalen Zeitaufwand und Sie finden einen besonders schnellen Einstieg. Die webbasierte Cloud-Instanz und die vorkonfigurierten Vorlagen sind sofort einsatzbereit und die vertraute Oberfläche mit einem Menüband wie bei Microsoft-Produkten erleichtert die Einarbeitung deutlich. Zusätzlich bieten wir Ihnen ein umfassendes und professionelles Service-Paket mit Hilfethemen und Anleitungen für die gesamte Implementierungs- und Eingewöhnungsphase an. So können Sie wirklich effizient, transparent und komfortabel mit Ihren finanziellen Workflows arbeiten. Sehen Sie selbst!

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