Es zahlt sich immer aus, die Arbeitsabläufe in der eigenen Abteilung zu optimieren. Aber noch sinnvoller ist es über den Tellerrand zu blicken, damit auch die abteilungsübergreifenden Vorgänge mit einbezogen werden. Comindware Tracker macht die Outlook Collaboration in der eigenen Abteilung und darüber hinaus sehr einfach; ohne durch Software, Implementierung oder unterschiedliche Formate bedingte Schwierigkeiten.
Nehmen wir als Beispiel die Angebotserstellung in Unternehmen. Mindestens drei Abteilungen sind daran beteiligt:
- Der Vertrieb generiert Leads und ermittelt die Kundenerfordernisse.
- Die technische Abteilung erstellt den inhaltlichen Teil des Angebots.
- Die Finanzabteilung übernimmt die Kalkulation der Preise.
Je nach Branche kommen auch die Bereiche Marketing, Technischer Support, Implementierung oder Testing dazu.
Leider gehen gerade die abteilungsübergreifenden Workflow-Aufgaben häufig verloren. Der Volksmund sagt „Zu viele Köche verderben den Brei“ und wenn zu viele Personen ohne explizite Zuweisung einen Prozessschritt bearbeiten sollen, fühlt sich am Ende oft keiner verantwortlich. Statt erfolgreicher Zusammenarbeit kommt es dann schnell zum Verlust wichtiger Informationen oder Daten.
Das typische Problem: Der eine schickt die Unterlagen an den anderen weiter und kümmert sich nicht mehr darum. Aber der andere findet sie nicht und meint, keine Dokumente erhalten zu haben. So gerät jeder Prozess außer Kontrolle!
Nun kennt man sich in der eigenen Abteilung und die Dokumente werden sicher irgendwann gefunden. Doch abteilungsübergreifend ist das häufig nicht der Fall.
Dieser Umstand ist mit Comindware Tracker und Comindware Tracker for Outlook schnell behoben, denn diese Tools liefern durch Transparenz und Outlook Collaboration die volle Kontrolle für alle Prozesse. Bei Comindware Tracker gibt es für jede Aufgabe einen Bearbeiter, der für einen bestimmten Prozessschritt zuständig ist. Und er kann sich dem nicht entziehen, indem er etwas weitergibt. Es ist jederzeit klar ausgewiesen, wer für welchen Schritt verantwortlich ist und wer gerade an dem Prozess arbeitet. Die Prozesse sind nie ohne einen jeweils zuständigen Bearbeiter und Dokumente werden nicht irgendwohin weitergegeben, sondern der betreffenden Workflow-Aufgabe als Anlage hinzugefügt. Die Workflow-Aufgaben sind mit allen Anlagen und relevanten Daten direkt in MS Outlook verfügbar. Sie müssen also Ihre vertraute Umgebung nicht verlassen. So erledigen Sie Ihre Arbeit komfortabler, haben volle Kontrolle über alle Prozesse und optimieren mit Outlook Collaboration die Zusammenarbeit in Ihrem Team und mit anderen.
Comindware Tracker for Outlook schafft volle Kontrolle über die Prozesse sowie Transparenz für die abteilungsübergreifende Kollaboration. Natürlich gibt es Alternativen zu diesem Tool, aber deren Einrichtung erfordert in der Regel einen hohen Zeitaufwand. Comindware-Lösungen sind im Vergleich zu anderen BPM-Systemen auf dem Markt viel schneller eingerichtet, weil sie sich an bestehende Geschäftsprozesse flexibel und schnell anpassen lassen.
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