Wenn Sie über die Vorgänge in Ihrer Abteilung bzw. im Unternehmen nicht genau informiert sind, müssen Sie ein „blindes System“ verwalten. Dann kann auch eine Prozessautomatisierung nicht genügend Überblick in die täglichen Aktivitäten bringen. Der ganzheitliche Ansatz für Prozessmanagement hingegen ist eine Kombination verschiedener Tools, die zusammen mit der Prozessautomatisierung Sichtbarkeit und Transparenz schaffen. Und so funktioniert es:
ABTEILUNGSÜBERGREIFENDE ARBEIT
Isolierter Ansatz: Jede Abteilung arbeitet mit einem eigenen Workflow-System; ein Datenaustausch zwischen den Systemen ist nicht oder nur teilweise möglich. Teammitglieder kollaborieren per Email.
Ganzheitlicher Ansatz: Jede Abteilung arbeitet in einer speziellen Applikation für Prozessmanagement mit eigenen Workflows. Alle Applikationen sind nahtlos in einem einzelnen System integriert; die Daten werden in allen Applikationen und unternehmensweit geteilt. Die Email-Kommunikation ist auf ein Minimum reduziert, wodurch sich die Produktivität um 32% erhöht und die Zahl der operativen Fehler um 20% verringert.
Comindware Tracker ist eine komplette, abteilungsübergreifende Lösung.
TASK MANAGEMENT
Isolierter Ansatz: Mitarbeiter müssen beim Erstellen ihrer persönlichen Tagesagenda auf verschiedene Quellen zurückgreifen. Üblicherweise sind das Emails, Besprechungen, Instant Messages oder ähnliche Kommunikationsmittel sowie ein automatisiertes System. Wenn sogar mehrere isoliert laufende automatisierte Systeme verwendet werden, ist alles noch komplizierter.
Ganzheitlicher Ansatz: Es gibt nur eine Quelle für das Work Management; Aufgaben werden ausschließlich vom System zugewiesen. Das kollaborative System ermöglicht Diskussionen direkt in den Aufgaben, so dass die weniger produktiven Kollaborationstools wie Emails oder IM nicht benötigt werden. Die ConnectStep-Technologie von Comindware vereint Prozessmanagement und Task Management zu einem Work Management System; alle Aufgaben für die Prozessschritte werden automatisch zugewiesen.
PROZESSMANAGEMENT IN MS OUTLOOK
Isolierter Ansatz: Outlook ist die am häufigsten verwendete Arbeitsumgebung, trotzdem ist sie vom Prozessmanagement getrennt. Der Nachteil: Arbeit verteilt sich auf Outlook-Aufgaben und Aufgaben des Prozessmanagementsystems.
Ganzheitlicher Ansatz: Das Prozessmanagementsystem und Outlook werden synchronisiert. Dadurch gibt es nur eine Aufgabenliste, in der alle vom Prozessmanagementsystem automatisch zugewiesenen Aufgaben sowie die in Outlook erstellten Aufgaben enthalten sind.
Comindware Tracker enthält Comindware Tasks for Outlook. Dieses Tool bringt native Funktionalität für Prozessmanagement und Task Management in die MS Outlook-Umgebung.
SOFORTIGE SICHTBARKEIT
Isolierter Ansatz: Wenig oder keine Transparenz für laufende Vorgänge und tägliche Aktivitäten; Sichtbarkeit ergibt sich erst im Nachhinein mit Standardberichten per Email und Audits. Ein echter Überblick ist damit jedoch nicht gegeben.
Ganzheitlicher Ansatz: Alle Prozesse laufen in einem System, das zudem für alle Arbeitsaufgaben und persönlichen Aufgaben jederzeit den individuellen Status aktuell anzeigt und damit für alle operativen Aktivitäten wirkliche Echtzeitkontrolle ermöglicht.
Comindware Tracker bringt mit Hilfe von grafischen Dashboards und Listen volle Echtzeitkontrolle und Sichtbarkeit über den aktuellen Status aller Prozesse.
Der ganzheitliche Ansatz für Prozessmanagement beinhaltet demnach:
- BPM
- Online-Kollaboration
- Task Management
Comindware Tracker vereint diese drei Elemente in einem einzelnen System, liefert Echtzeitsichtbarkeit und erhöht die Produktivität. Sie müssen also nicht mehr „blind“ arbeiten, steigern Ihre Erfolgsaussichten und stärken Ihre Wettbewerbsfähigkeit gegenüber Unternehmen, die weniger effiziente oder keine BPM-Systeme verwenden.
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