Nehmen wir Folgendes an:
Sie sind der CEO eines mittelgroßen Unternehmens, das kontinuierlich expandiert und entsprechenden Personalbedarf hat. Für jede offene Stelle interessieren sich ca. 20 Bewerber. Von diesen 20 Personen reichen einige alle Unterlagen ein, während andere mehrfach erinnert werden müssen. Manche der erfolgreichen Kandidaten lehnen ein Stellenangebot sofort ab, andere brauchen Bedenkzeit.
Nun gibt es Positionen, die mangels geeigneter Bewerber länger als sechs Monate vakant bleiben. Natürlich gehen während dieser Zeit weitere Bewerbungen und Emails mit Unterlagen sowie telefonische Nachfragen ein.
Wenn Sie für die engere Auswahl von Kandidaten zuständig sind, sammeln sich im Laufe der Zeit auf Ihrem Schreibtisch also eine Menge Akten an. Selbst wenn Sie als CEO nicht direkt am Stellenbesetzungsprozess beteiligt sind, werden Sie wissen wollen, wie die Personalbeschaffung vorangeht und ob sie rechtzeitig erfolgreich abgeschlossen sein wird.
So wird ein Schuh draus
Mit diesem Szenario werden Sie und die für Personalbeschaffung verantwortlichen Mitarbeiter bei jeder freien Stelle konfrontiert. Egal wie sehr Sie sich bemühen – wenn Sie versuchen mit Tabellenkalkulationen, Email-Unterhaltungen und einer Dokumentenverwaltungssoftware von Drittherstellern ein funktionierendes System aufzubauen, ist die resultierende Arbeitsbelastung einfach zu hoch.
Dadurch ziehen sich Stellenbesetzungsprozesse entweder so lange hin, dass ein rechtzeitiger Abschluss nicht möglich ist oder es werden neue Mitarbeiter eingestellt, die nicht wirklich ins Unternehmen passen bzw. denen erforderliche Qualifikationen fehlen. Die Konsequenzen davon sind allen wohlbekannt.
Wie kann man solche Situationen am besten vermeiden? Mit einem System für die Verwaltung von Stellenbesetzungsprozessen, das unkompliziert in der Bedienung und bei der Implementierung ist.
Ihre Stellenbesetzungsprozesse und Comindware Tracker
Die Verwaltung von Stellenbesetzungsprozessen muss nicht kompliziert sein. In der folgenden Darstellung sehen Sie einen Workflow-Prozess in Comindware Tracker, der die aktuellen Aktivitäten zur Personalbeschaffung abbildet. Von Anfang bis Ende sind alle Schritte klar und verständlich erfasst. Der Workflow liefert den Echtzeitstatus für alle Bewerbungen; egal ob auf die Entscheidung des Vorgesetzten gewartet wird, die Vorstellungsgespräche noch andauern oder der Vertragsentwurf in Arbeit ist.
Die so gewonnene Transparenz ermöglicht Ihnen und dem Personalbeschaffungsteam akkurate Prognosen und Hochrechnungen. Besonders vorteilhaft ist bei Comindware Tracker die automatische Zuweisung von Aufgaben an die Teammitglieder, die mit einer Email-Benachrichtigung an den nächsten Bearbeiter in der Prozesskette einhergeht.
Der Stellenbesetzungsprozess in Unternehmen ist individuell verschieden. Darum können Aufgaben in der Workflow-Vorlage für Stellenbesetzungsprozesse maßgeschneidert hinzugefügt oder entfernt werden – ganz einfach per Drag & Drop.
Dokumente, Listen und Berichte – alles in einem System
Wenn nun die am besten geeigneten Bewerber zur endgültigen Auswahl feststehen, findet für die finale Prüfung der Unterlagen von Kandidaten und Personalverantwortlichen ein Meeting mit anschließendem Brainstorming statt.
Das ist eine gute Möglichkeit, um die Schlussphase des Stellenbesetzungsprozesses einzuleiten. Allerdings bedeutet das:
- Besprechungstermine müssen organisiert werden
- Unterlagen sind auszudrucken
- Brainstorming gibt es erst nach Besprechung und Prüfung der Unterlagen
Häufig ist es schwierig, alle Beteiligten terminlich unter einen Hut zu bringen. Unter Umständen ist eine Zusammenkunft darum gar nicht möglich. Bei Comindware Tracker sind alle Dokumente in den entsprechenden Prozesselementen gespeichert und alle autorisierten Personen haben jederzeit und von überall Zugriff darauf – ohne Meeting, ohne Ausdrucke. Zusätzlich werden hier alle Kommentare, Beobachtungen oder Anmerkungen in den Diskussions-Threads aufbewahrt. Auch sie sind für alle Teammitglieder verfügbar, im Gegensatz zu den verstreuten Unterhaltungen per Email oder Messaging-Plattform, deren Verfolgung sehr aufwändig und mühsam ist.
Außerdem können Sie bestimmte Listen erstellen und nach verschiedenen Kriterien sortieren bzw. filtern; zum Beispiel nach vakanten Positionen, Bewerbungseingang oder geplanten Vorstellungsgesprächen.
Für die fundierte Berichterstellung generieren Sie mit wenigen Mausklicks diverse Diagramme:
Schlussfolgerung
Sicher kennen Sie das Klischee „Mitarbeiter sind das Rückgrat eines Unternehmens“. Aber Klischees haben durchaus ihre Berechtigung. So abgedroschen sie mit der Zeit klingen mögen, sie treffen des Pudels Kern: Eine Organisation ist nur so gut, wie ihr Personal. Darum ist ein effizienter Stellenbesetzungsprozess so wichtig.
Um dieser zentralen Bedeutung Rechnung zu tragen, sollte der routinemäßige Teil der Prozesse vereinfacht und optimiert werden. Das entlastet die für die Personalbeschaffung verantwortlichen Mitarbeiter, damit sie sich auf die wertschöpfenden Bereiche der Personalverwaltung konzentrieren können – zum Beispiel die eigenen Angestellten zu Partnern und Markenfürsprechern machen.
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