Das Geheimnis effektiver Team Collaboration: Hüten Sie sich vor diesen Tools!

Wenn Sie Ihr Smartphone für Gespräche mit Freunden und Familie nutzen, haben Sie dafür wahrscheinlich eine Chat-Anwendung wie zum Beispiel WhatsApp heruntergeladen. Für das Teilen von Dateien und Dokumenten mit Kollegen hat sich Dropbox bewährt.

Visuell veranlagte Menschen drücken sich lieber über Formen, Skizzen und Anmerkungen statt mit vielen Worten aus und haben dafür vielleicht Skitch von Evernote entdeckt. Und schließlich gibt es noch verschiedene Apps für die Kalenderverwaltung, die aus den bestehenden Konten Kontextinformationen lesen, Wegbeschreibungen erstellen, auf freie Parkplätze hinweisen oder wartende Kollegen über Ihre Verspätung informieren.

Ganz offensichtlich funktioniert Kollaboration mit den entsprechenden Werkzeugen deutlich einfacher. Aber, wie immer, gibt es auch hier eine Kehrseite der Medaille.

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Schwachstellen simpler Kollaborationstools

Aufgrund Ihrer Tätigkeit in leitender Position wissen Sie, wie wichtig die Zusammenarbeit im Team ist. Projekte bestehen aus Aufgaben und die werden nun mal in Form kleinerer, von verschiedenen Teammitgliedern bearbeiteten Teilaufgaben schneller und nahtloser erledigt, weil einzelne Personen dann zusammen auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. Doch natürlich wird die Qualität der Kollaboration auch von den dafür ausgewählten Werkzeugen beeinflusst.

Stellen Sie sich einmal eine virtuelle Besprechung vor, deren Teilnehmer sich entweder im Büro oder verstreut an anderen Standorten befinden. Zum Glück bekommt Join.Me alle problemlos an den imaginären Tisch. Die Bildschirmfreigabe klappt und das Meeting verläuft planmäßig – bis Sie bemerken, dass eine wichtige Datei noch nicht im Team verteilt wurde.

Allerdings sitzt Nina, eine Mitarbeiterin im Home Office, gerade im Café. Sie hat Dropbox auf ihrem Android-Telefon nicht installiert und will keine weiteren Apps herunterladen. Vielleicht möchte sie den Speicherplatz lieber für ihre Fotos nutzen als für eine neue App und das ist nun mal ihre Entscheidung. Auch Google Docs kommt nicht in Frage, weil Jan gerade im Ausland unterwegs ist und kein Google-Konto hat.

Nach einigem Hin und Her sowie mehr oder weniger sinnvollen Vorschlägen einigen Sie sich schließlich darauf, besagte Datei per Email zu verschicken; obwohl alle wissen, dass das wohl kaum das beste Team Collaboration Tool ist.

Simple Kollaborationstools im Arbeitskontext

Auch wenn es sicherlich für alle möglichen Kollaborationserfordernisse eine App gibt, die meistens sogar alle kennen, so sind diese simplen Kollaborationstools natürlich nicht auf individuelle geschäftliche Erfordernisse zugeschnitten. Entsprechend mehr oder weniger eignen sie sich also.

Weil die Mitarbeiter solche Werkzeuge hauptsächlich für private Zwecke verwenden, könnte der Versuch sie dienstlich einzusetzen zum Kamel werden, das durchs Nadelöhr soll. Es wäre für alle Beteiligten mühsam und würde kaum zur Zielerreichung beitragen. Eigentlich müssten Sie daraufhin Ihre Ziele grundlegend ändern oder sogar ganz umstoßen, denn Sie werden eine Menge Zeit investieren müssen, um Ihr Team zu motivieren und die Aufgaben wieder zu vereinfachen, nachdem die ungeeigneten Tools sie verkompliziert haben.

Kollaboration und die Kernstrategie der Unternehmensleitung

Ein herausragender Vorteil der modernen Geschäftswelt im Vergleich zu vergangenen Zeiten ist die Leichtigkeit, mit der Zusammenarbeit heute realisierbar ist – sofern Sie die richtige Kollaborationssoftware einsetzen. Dabei ist von signifikanter Bedeutung, dass Ihre Prozesse bis ins kleinste Detail geplant sind. Aber genauso wichtig ist die Erkenntnis, dass eine solide Geschäftsverwaltungsstrategie auch Prozesslösungen – Lösungen, nicht Software – braucht, bei deren Funktionalität für Team Collaboration eine effektive Kommunikation das Herzstück bildet.

Schlussfolgerung

Die Arbeitswelt hat sich erheblich verändert. Heutzutage erstrecken sich Projekte und Aufgaben auf geografisch verteilte Teams, sei es weltweit, landesweit, innerhalb einer Stadt oder in verschiedenen Stockwerken desselben Gebäudes. Dazu kommen immer mehr mobile Mitarbeiter und virtuelle Arbeitnehmer. Somit wird der Bedarf an leistungsstarken Teamkollaborationstools immer dringender, denn nur so kann die gesamte Teamproduktivität ausgeschöpft werden.

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