Dokumentenmanagementsoftware verwaltet viele Prozesse gleichzeitig
Tuesday, March 4, 2014
Genaugenommen werden alle Vorgänge anhand von Dokumenten verfolgt: Budgets, Beschaffungsanfragen, Kundenaufträge usw. Heutzutage liegen fast alle Dokumente in elektronischer Form vor, sie werden auf einem Computer erstellt und als Datei oder Datenbankeintrag gespeichert. Reine Papierdokumente sind mittlerweile sehr selten.
Außerdem müssen meistens mehrere Personen Zugriff haben, vor allem wenn verschiedene Abteilungen an der Bearbeitung desselben Dokuments beteiligt sind. Ein Beispiel: Benötigt ein Angestellter Waren oder Dienstleistungen, so reicht er eine Beschaffungsanfrage ein. Je nach dem vom Unternehmen festgelegten Prozess muss dieses Dokument vom Vorgesetzen, der Finanzabteilung oder dem Finanzleiter genehmigt werden. Anschließend wird es an die zuständige Person in der Finanzabteilung weitergeleitet, die dann die Zahlung veranlasst. Zu guter Letzt muss der Anforderer seine bestellte Ware bzw. Dienstleistung abnehmen oder ablehnen. Der Ablauf dieses Vorgangs ist schlicht und einfach, es könnte dafür auch einen sehr viel komplizierteren Workflow geben. Aber unabhängig von der Komplexität eines Prozesses, die akkurate Kontrolle aller Dokumente ist unverzichtbar.
Doch was würde passieren, wenn „Beschaffungsanfragen“ nicht über eine spezielle Dokumentenverwaltungssoftware eingingen, sondern per Email? Die könnten ignoriert werden oder verlorengehen, weil sie im Spam-Ordner landen. Möglich ist auch, dass die Email zwar zur Kenntnis genommen, aber in der Hektik des Tagesgeschäfts vergessen oder übersehen wird. Oder es gehen so viele Beschaffungsanfragen per Email ein, dass deren Bearbeitung den Großteil der Arbeitszeit in Anspruch nimmt. Das hätte arge Konsequenzen. Das Hauptproblem beim Dokumentenmanagement liegt also einerseits in der effektiven Verwaltung von Dokumenten und andererseits darin, die einzelnen Prozessschritte voneinander zu trennen.
Comindware Tracker kombiniert die Funktionalität für Prozessmanagement mit der für Dokumentenverwaltung und ermöglicht so ein wirklich effizientes Dokumentenmanagement. Mit dem Comindware Workflow-Editor lassen sich alle Prozesse mühelos gestalten. Dafür sind keine Fachkenntnisse erforderlich, denn die grafische Benutzeroberfläche ist einfach und intuitiv. Doch zurück zum Beispiel „Beschaffungsanfrage“. Erstellen Sie dafür die einzelnen Schritte: ‘Ãœberprüfung durch den direkten Vorgesetzten’, ‘Ãœberprüfung durch den Finanzleiter’, ‘Bestellung erstellen’ usw. Dann verbinden Sie alle mit Hilfe der Schaltfläche ‘Ãœbergang zeichnen’. Wo erforderlich geben Sie die zuständigen Personen an: Öffnen Sie beispielsweise die Schritteinstellungen für ‘Ãœberprüfung durch den Finanzleiter’ per Doppelklick und wählen Sie den Finanzleiter aus. Das war’s schon. Auf diese einfache Weise haben Sie gerade eine großartige Lösung für Ihr Unternehmen erstellt, die alle Anforderungen an ein individuelles Dokumentenverwaltungssystem erfüllt.
Ihre Mitarbeiter können nun alle „Beschaffungsanfragen“ über das in Comindware Tracker integrierte Dokumentenmanagementsystem erstellen. Für jeden Schritt gibt es eine verantwortliche Person und alle wissen, wann sie was zu tun haben. Nach Abschluss seiner jeweiligen Aufgabe klickt der Bearbeiter im Objektformular auf die Schaltfläche ‘Nächster Schritt’ und schon wird der Prozess an den Bearbeiter des folgenden Schritts übergeben. Das entlastet auch den Posteingang, denn Comindware Tracker versendet nur Email-Benachrichtigungen an die jeweils beteiligten Mitarbeiter (diese Einstellungen können natürlich individuell eingerichtet werden). Ab sofort ist sichergestellt, dass in Ihrem Unternehmen die „Dokumentenkontrolle in guten Händen ist“.
Comindware Tracker hat noch einen großen Vorteil, denn im Lieferumfang sind bereits mehrere perfekt vorkonfigurierte Workflows enthalten – auch für „Beschaffungsanfragen“. Die Installierung dieser Lösungen ist ebenfalls denkbar einfach und erfolgt direkt in der Comindware Tracker-Oberfläche: Ein Klick auf die Schaltfläche ‘One-Click Setup’ in der Registerkarte ‘Menü’ genügt. Im erscheinenden Dialog wählen Sie die Lösung aus, die Sie bereitstellen möchten: Finanzen und Administration, IT Helpdesk, Personalverwaltung, Softwareentwicklung oder Compliance und Richtlinieninitiativen. Fertig! Sie können ab sofort auf die komplette Lösung samt vorkonfigurierter Workflows, Applikationen und Beispiele zugreifen. Um die Cloud-basierte Version 30 Tage lang kostenlos zu testen, registrieren Sie sich bitte hier.
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