Eine akkurate Leistungsbeschreibung für die Position eines Teamleiters könnte so aussehen:
„Die größte Herausforderung in Organisationen besteht in der Befähigung jeder einzelnen Person, damit ihre individuelle Begabung und Begeisterung einen Beitrag zur Erreichung der Unternehmensziele leistet.“ – Stephen R. Covey
Die Rolle von Teamleitern ist sehr komplex. Sie müssen mit ihrem Projektmanagement dafür sorgen, dass die Arbeit rechtzeitig, im Budget und mit der gewünschten Qualität erledigt wird. Dabei sind sowohl die Interessen der Mitarbeiter als auch die der Führungsebene angemessen zu berücksichtigen, obwohl beide Seiten für die Zielerreichung verschiedene Ausgangspositionen haben. Teamleiter müssen also die täglichen Erfordernisse und Probleme der Produktion verstehen und bewältigen, ohne die von der Unternehmensleitung festgelegte Marschrichtung aus den Augen zu verlieren.
Work Management ist bei diesen vielschichtigen Anforderungen eine große Unterstützung. Doch um die Arbeit effektiv zu organisieren, gilt es zu erkennen an welcher Stelle Werkzeuge und Automatisierung den täglichen Ablauf optimieren können.
„Mit Workflow Management Tools können Teamleiter die vielschichtigen Anforderungen ihrer Position bewältigen.“
Ein großartiges Beispiel für den Einsatz von Workflow Management Tools ist die Stechuhr. Im 19. Jahrhundert wurde die Rochester Recorder für die Erfassung von Stechkarten vorgestellt. Dieses recht einfache Gerät optimierte die Zeitplanung und machte sie konsistent. Heutzutage finden wir in der Geschäftswelt unzählige Work Management Tools, aus denen Teamleiter die mit der gewünschten Funktionalität und der einfachsten Bedienung herausfiltern müssen. Dann folgt die Planung der Implementierung und das ist gar nicht so einfach, vor allem wenn der tägliche Geschäftsablauf nicht unterbrochen werden darf.
Für den Weg einer Routineaufgabe von Punkt A nach Punkt G kann ein Workflow Tool sicherstellen, dass es beim Erreichen von Punkt D oder E keine Probleme gibt. Wenn der Prozess so gestaltet wird, dass alle Beteiligten ihren Beitrag leisten, ist sein Ablauf reibungslos und besser vorhersehbar. Gleichzeitig erfassen diese Werkzeuge alle benötigten Daten für die Geschäftsführung, die daran Trends ablesen und entsprechende Entscheidungen treffen kann.
Als ich in einer anderen Firma angestellt war, musste ich dort für das Projektmanagement ein bestimmtes Planungstool verwenden. Zur Einarbeitung wurden mir viele Bildschirmseiten gezeigt und kommentiert: „Diese Felder können leer bleiben.“ oder „Hier muss nur ein Datum eingegeben werden, alles andere kann man nachtragen.“ Ich habe gut aufgepasst und wusste, wo ich was ein- oder nachtragen musste und welcher Workaround wo erforderlich war. Doch obwohl viele der Daten eigentlich überflüssig waren, konnte ich das Tool nicht individuell anpassen.
[ad#tracker-try]So musste ich leider feststellen, dass ich für dieses Werkzeug arbeitete und nicht umgekehrt. Zum Glück fand ich später ein einfacheres Tool, bei dem ich auf Tages- oder Wochenbasis in nur wenigen Minuten die wirklich benötigten Daten eingeben konnte und das mir automatisch ein gut zu interpretierendes Ergebnis lieferte. Dadurch habe ich gelernt wie wichtig es ist, das richtige System zu finden und sich nicht mit irgendeinem zufrieden zu geben.
Erinnern Sie sich noch an die Zeit, als man sich für eine Internetverbindung einwählen musste? Und wie endlos lange das Versenden großer Dateien dauerte? Damals wie heute brauchen Mitarbeiter die entsprechende Ausstattung, wenn sie eine bestimmte Arbeitsmenge pro Tag erledigen sollen. So erfolgt die Bearbeitung effektiver, der Mitarbeiter wird zufriedener und leistungsfähiger und das bessere Ergebnis entgeht sicher auch nicht der Unternehmensführung. Wenn Mitarbeiter unter ständig wiederkehrenden und langwierigen Aufgaben verschüttet werden, können sie ihre Talente nicht in kreativen Projekten einsetzen, mit denen das Unternehmen neue oder verbesserte Ideen bzw. Produkte entwickeln könnte. Besonders problematisch sind Routineaufgaben, die auf verschiedene Work Management-Plattformen verstreut sind und deren Kommunikation sich auf Emails und verschiedene Geschäftsformulare verteilt. Um einer so unproduktiven Umgebung vorzubeugen, muss die gesamte Arbeit in einem System organisiert werden – zum Beispiel mit Comindware Tracker. Dank der einfachen Einrichtung, den vorkonfigurierten Workflow-Vorlagen und den elektronischen Geschäftsformularen erfordert die Einarbeitung nur sehr wenig Zeit. Sogar das Gegenteil ist der Fall: Dieses Produkt erspart Ihrem Team viel Zeit und Aufwand.
„Work Management ist nicht Teil des Aufgabenbereichs, es ist der Aufgabenbereich.“
Work Management ist nicht Teil des Aufgabenbereichs, es ist der Aufgabenbereich. Schließlich hat die Art und Weise, mit der Sie Ihre Arbeit und die Ihres Teams verwalten, maßgeblichen Einfluss auf den Erfolg und das Wachstum des Unternehmens.
[ad#tracker-try] [ad#author-mcrill]