Laut einer Pew-Internetumfrage waren mit Stand 30. September 2013 insgesamt 73% der erwachsenen Webnutzer in sozialen Netzwerken aktiv. Richtig eingesetzt realisieren soziale Medien außer der damit untrennbar verbundenen Selbstauskunft eine ganze Reihe von Vorteilen: Gleichgesinnte treffen, Unterstützung in der Community erfahren, immer bestens informiert sein, interessante und nachdenkliche Diskussionen führen usw.
So zeigt sich wieder einmal ganz deutlich die gesellige Natur des Menschen. Kann sich ein Arbeitgeber diese Eigenart zu Nutze machen, profitieren davon nicht nur die einzelnen Teammitglieder, sondern das Unternehmen insgesamt.
Doch die weit verbreiteten Social Collaboration Tools wie Facebook, Twitter oder LinkedIn eignen sich für die berufliche Zusammenarbeit nur bedingt. Manche Organisationen empfinden die negativen Begleiterscheinungen sogar als so gravierend, dass solche Tools überhaupt nicht in Betracht kommen. Hier ein paar Beispiele für potentielle Nachteile:
- Mitarbeiter könnten das Opfer von Internetbetrügern werden und Datendiebstahl riskieren.
- Viren, Schadsoftware oder sogar Hacker könnten ins Unternehmensnetzwerk eindringen und vertrauliche Informationen ausspähen.
- Ungerechtfertigte negative Kommentare über das Unternehmen könnten verbreitet werden und dem guten Ruf schaden.
- Aufgaben und Projekte bzw. deren Abschluss könnten sich verzögern, wenn die Mitarbeiter sich von nicht sachdienlichen Feeds und Aktivitäten ablenken lassen.
Social Collaboration und Comindware Team Network
Die Social Collaboration Software Comindware Team Network wurde speziell für den Arbeitskontext von Teams und Projekten entwickelt und bildet die Grundlage für die vor kurzem veröffentlichte Projektmanagement Software Comindware Project. Comindware Team Network liefert ohne die von den üblichen Social Collaboration Tools bekannten Ablenkungen einen kollaborativen Ansatz zur Steigerung der Arbeitsplatzproduktivität.
Zu den wichtigsten Funktionen von Comindware Team Network zählen:
Die Diskussionen im Arbeitskontext mit einheitlichen Aktivitätenlisten werden mit der Arbeit am selben Ort aufbewahrt, Sie müssen also nicht ständig zwischen Ihren Emails und Comindware Team Network hin- und herspringen. Sie können sogar direkt aus Ihrem Email-Programm heraus an Diskussionen teilnehmen, denn Ihre Antwort auf eine Benachrichtigung wird sofort im entsprechenden Thread angezeigt.
Gruppendiskussionen müssen sich nicht unbedingt auf die direkt am Projekt beteiligten Personen beschränken. Um sich von außen neuen Input für ein produktiveres Brainstorming zu holen, werden mit wenigen Mausklicks öffentliche Räume erstellt und relevante Personen aus anderen Abteilungen zur Teilnahme eingeladen. Natürlich gibt es auch private Räume für vertrauliche Diskussionen, Vereinbarungen oder interne Roadmaps, zu denen nur die jeweiligen Mitglieder Zutritt haben.
Je nach Art und Inhalt eines Dokuments können die entsprechenden Personen zu dessen Diskussion hinzugefügt werden und mit einzelnen Teammitgliedern, dem gesamten Projektteam oder auch unternehmensweit geteilt werden. Alle greifen also stets auf die aktuelle Version zu und es sind keine veralteten Dokumente im Umlauf.
Wenn Sie in sozialen Netzwerken Personen, Diskussionen oder Unternehmen folgen, erhalten Sie automatisch Benachrichtigungen über Aktualisierungen und/oder Änderungen. Genauso ist es bei Comindware Team Network, wenn Sie dort ein zu Ihrer aktuellen Aufgabe gehörendes Dokument beobachten. Die in den Dokumenten eingebetteten Bilder können Sie in einer Galerie anzeigen, ohne sie dafür herunterzuladen.
Damit Sie immer die am besten geeigneten Personen für Ihre Projekte finden, unterhält Comindware Team Network ein strukturiertes Unternehmensverzeichnis, in dem alle Mitarbeiter samt Abteilung, Standort und Fertigkeiten aufgeführt sind. Außerdem können Sie in Comindware Team Network das Microsoft Active Directory integrieren und so die dort vorhandenen Daten und Informationen ganz leicht importieren, statt alles neu in die Datenbank eingeben zu müssen.
Die Würdigung von Einsatz und Leistung steigert die Motivation der Mitarbeiter deutlich und muss nicht immer finanzieller Natur sein. Schon die in der Teambesprechung ausgesprochene Anerkennung oder ein ehrliches „Danke“ zeigen Wirkung. Bei Comindware Team Network können Sie zu diesem Zweck Auszeichnungen vergeben und in den entsprechenden Projekträumen veröffentlichen. Natürlich haben Sie auch hier die Möglichkeit der individuellen Gestaltung.
Bei der Suche nach der besten Social Collaboration Software für Ihr Unternehmen sollten Sie auch den Aspekt der Benutzerfreundlichkeit nicht unterschätzen. Wenn Ihr Team mit der Software nicht richtig umgehen kann, wie gut ist sie dann? Ein kompliziertes Programm für Projektmanagement oder ein umständliches Social Collaboration Tool kann genau das Gegenteil von dem bewirken, was Sie erreichen möchten und den rechtzeitigen Projektabschluss gefährden. Außerdem sollte die ausgewählte Software eine Umgebung ohne die auf traditionellen Social Media-Plattformen gegebenen Ablenkungen bereitstellen.
Kurz gesagt
Der althergebrachte Kommandoton wird immer mehr durch kollaborative Arbeitsstrukturen ersetzt. Um die Zusammenarbeit im Unternehmen effektiv zu fördern, ist folglich eine speziell für den Arbeitskontext entwickelte Social Collaboration Software ideal. Ob es sich um einfache Kommunikation oder die Weitergabe von Workarounds handelt, um Projektmanagement oder eine vereinfachte Aufgabenverfolgung… Ihr Team verdient den richtigen Rahmen, um ohne Risiko und Ablenkung von allen Vorteilen des sozialen Netzwerkens profitieren zu können.
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