Je komplexer der Prozess, desto geringer die Chance auf optimale Ergebnisse. Denn: Die Effizienz des Einzelnen verhält sich umgekehrt proportional zur Prozesskomplexität. Der Grund für die ansteigende Komplexität ist offensichtlich. Die Geschäftswelt ist von stetem Wandel geprägt und die Vielschichtigkeit operativer Aufgaben wie Helpdesk-Verwaltung, Rechnungsstellung und Kundenbindung wächst kontinuierlich. So werden die Definition der nächsten Schritte und effiziente Gestaltung oder Modellierung von Prozessvorlagen zu einer echten Herausforderung. Traditionelle Business Process Management Software ist starr und restriktiv, darum ist ihre Verwendung für dynamische Prozessregeln riskant.
In diesem Zusammenhang möchte ich einige kritische Geschäftsprozesse hervorheben:
Entscheidungsfindung
Von allen Geschäftsprozessen, die in einem Unternehmen täglich ablaufen, ist der zur Entscheidungsfindung sicher von ganz besonderer Bedeutung. Diese Zitate aus einem Bain and Company-Artikel von Karim Shariff und Jenny Davis-Peccoud treffen des Pudels Kern: „Unternehmen, die gute Entscheidungen treffen und sie dann umsetzen, sind erfolgreich.“ Und: „Eine zögerliche Unternehmensführung wirkt sich nicht nur finanziell negativ aus, auch die Mitarbeiter leiden darunter.“
Damit betonen die Autoren, dass Unternehmen nur dann florieren und sich gegen andere durchsetzen können, wenn sie fundiert und rechtzeitig entscheiden. Späte Beschlüsse aufgrund langwieriger Entscheidungsprozesse oder zögernder Entscheidungsträger können fatale Konsequenzen haben.
Zwar verderben viele Köche den Brei und schaffen häufig unproduktive Entscheidungssituationen. Doch die ergeben sich ebenfalls, wenn Einzelne ohne den Input von anderen Beteiligten allein entscheiden. Folglich macht es Sinn, den Entscheidungsprozess in Teilbereiche zu gliedern, damit die verschiedenen Führungsebenen in ihrer jeweiligen Kompetenz einen Beitrag zur Gesamtentscheidung leisten können. Wenn sich die Geschäftsleitung für alle Details verantwortlich fühlt, wirkt sich der Entscheidungsstau massiv auf die operative Leistung des Unternehmens aus. Oft ist an dieser Stelle die Ursache zu finden, wenn vielversprechende Unternehmen einfach nicht von der Stelle kommen.
Eine Möglichkeit, um Entscheidungsprozesse effizienter zu gestalten, ist die Implementierung einer technischen Lösung, zum Beispiel die Kollaborationsplattform Comindware Tracker. Damit können Teams und Führungskräfte prozessspezifisches Wissen teilen, Echtzeitinformationen erfassen sowie einen stets aktuellen Daten-Hub für alle Beteiligten unterhalten und zugänglich machen.
Zusammenarbeit und Datenzentralisierung
Geschäftsprozesse profitieren von Zusammenarbeit. Ein gutes Beispiel dafür ist die Florida League of Cities. Diese Organisation hat erfolgreich duplizierte Arbeiten beseitigt und die Prozesslaufzeiten verkürzt, indem sie effizienter zusammenarbeitet und bestehende Prozesse neu organisiert hat.
Häufig sind für die Bearbeitung aller Aufgaben mehr Fertigkeiten und Kapazitäten nötig, als eine Abteilung allein bereitstellen kann. Und guter Rat ist teuer, wenn bei einem großen Projekt keines der Teammitglieder die erforderlichen Skills beherrscht. Was tun? Hier bietet sich die Zusammenarbeit der Talente nicht nur innerhalb einer Abteilung, sondern abteilungsübergreifend an.
Durch Datenzentralisierung entsteht im Unternehmen eine umfassende und stets aktuelle Datenbank, auf die autorisierte Mitarbeiter jederzeit Zugriff haben. Das spart nicht nur Zeit, sondern ermöglicht auch effiziente Zusammenarbeit über Standortgrenzen hinweg.
Aufgabenverwaltung und Talentmanagement
Ein idealer Geschäftsprozess legt eindeutig fest, welche Eigenschaften die anfallenden Aufgaben haben und welche Personen sich am besten für die Bearbeitung eignen. Liegen alle relevanten Informationen vor, können Talente und Aufgaben optimal verwaltet werden. Natürlich ist es für die Zielerreichung in erster Linie von Bedeutung, dass alle Aufgaben erledigt werden. Doch wir sollten dabei nicht den einzelnen Mitarbeiter übersehen, denn sein Engagement bestimmt die Qualität der Ausführung und er bekommt die Konsequenzen seiner Arbeit direkt zu spüren.
Unternehmen müssen die Dynamik der Märkte aufgreifen und beweglich agieren, eine Universallösung kann sicher nicht alle Aspekte abdecken. Komplexe Prozesse und große Teams sorgen schnell für Unklarheiten, die sich wiederum negativ auf die Unternehmensleistung auswirken. Die schwankenden Kundenerfordernisse werden immer weniger vorhersehbar. Umso wichtiger ist es, die einzelnen Mitarbeiter zeitnah mit aktuellen Informationen zu versorgen. Eine kollaborative Arbeitsumgebung mit einer Technologieplattform, die sich an Workflow- und Prozessänderungen effizient anpassen kann, ist wahrscheinlich die beste Möglichkeit, um durch unstrukturierte und sich ständig weiterentwickelnde Geschäftsprozesse verursachte Verzögerungen zu vermeiden und die Gesamtperformance zu steigern.
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