Business Process Automation Benefits richtig nutzen

Wenn ein Unternehmen wächst und der Arbeitsaufwand steigt, waren bisher eine überlastete Belegschaft oder zusätzlich eingestelltes Personal die üblichen Folgen. Heute ist es jedoch gar nicht so einfach, geeignete Mitarbeiter zu finden. Kompetente Fachkräfte sind Mangelware und entsprechend teuer. Zudem können sich Kosten aufgrund von Neueinstellungen für geringqualifizierte und repetitive Aufgaben negativ auf die angestrebten Kosteneinsparungen auswirken.
An dieser Stelle greifen Business Process Automation-Systeme (BPA).

Warum eine Business Process Automation Software implementieren?

Business Process Automation erstellt eindeutige Schritt-für-Schritt Workflow-Lösungen und beschleunigt so die ansonsten nur vage definierten Geschäftsprozesse. Das Spektrum reicht dabei von simplen Aufgaben wie das Ausfüllen einer Spesenabrechnung bis zu vielschichtigen Vorgängen wie das Entwerfen von Verträgen oder die Rechnungserstellung.

In erster Linie sollen Business Process Automation Tools Ausgaben einsparen. Das Ziel einer größtmöglichen Kosteneffizienz bleibt immer gleich, egal ob es durch vereinfachte operative Prozesse, reduzierte Arbeitskosten oder eine schnellere Reaktion auf Markterfordernisse realisiert werden soll. Darum werden zum einen die Geschäftsprozesse automatisiert, doch zusätzlich sollen die Arbeitskosten durch Integration von geeigneten Technologien und Prozessen für weitere Kostensenkungen sorgen.

Zu den Business Process Automation Benefits gehören:

• beschleunigte Arbeitszyklen
• kürzere Reaktionszeiten
• kaum menschliches Fehlverhalten
• reduzierte Arbeitsbelastung
• effektive Verfolgung von Arbeitszyklen durch die Geschäftsleitung
• effektive Ergebnisdokumentation in der Geschäftsleitung
• transparente und effiziente Revisionen

In der Regel werden folgende Vorgehensweisen für die Implementierung von Business Process Automation eingesetzt:

1. Erweiterung des bestehenden IT-Systems
2. Kauf einer prozessspezifischen Business Process Automation Software
3. Kauf eines adaptiven Business Process Automation Tools

Der erste Ansatz beinhaltet den Ausbau eines bereits vorhandenen Modells auf Basis des IT-Systems. Da IT-Prozesse normalerweise ohnehin automatisiert sind, kann es vorteilhaft und kosteneffektiv sein, die bestehende IT-Funktionalität mit einer Business Process Software zu ergänzen. Doch die erforderliche Fachkompetenz kostet Zeit und Geld, genauso wie die anschließende Schulung der Mitarbeiter, damit sie das neue Programm im Arbeitsalltag verwenden können.

Andere ziehen den Kauf einer maßgeschneiderten Geschäftsprozessautomatisierung-Software vor. Der Vorteil von einsatzbereiten Business Process Automation Tools liegt darin, dass sie keinen Entwicklungsaufwand im Unternehmen erfordern. Allerdings sind nicht alle eingebauten Funktionen für alle Branchen nützlich, trotz und gerade wegen der Vielfalt an Funktionalität. So kann es passieren, dass die von manchen Organisationen benötigten Funktionen in dem Produkt nicht enthalten sind oder ein Funktionsumfang bezahlt werden muss, der gar nicht gebraucht wird.

Die dritte Option hingegen kombiniert die beiden ersten Möglichkeiten. Ein vorkonfiguriertes Business Process Automation Tool, das sich vollständig den individuellen Gegebenheiten anpassen lässt, erweitert die im Unternehmen bereits vorhandene Infrastruktur mit der gewünschten branchenspezifischen Funktionalität.

Das richtige Business Process Automation Tool auswählen

Die preisgekrönte Business Process Automation Software Comindware Tracker ist ein solches einsatzbereites und vollständig anpassbares Business Process Automation Tool. Mit Comindware Tracker profitieren Sie von folgenden Business Process Automation Benefits:

• Comindware Tracker ist leicht zu erlernen und zu implementieren.
• Die benutzerfreundliche Oberfläche und der einfache Bereitstellungsprozess erfordern kein zusätzliches Personal für die Installation, Problembehebung, Wartung und Entwicklung weiterer Prozessfunktionalität.
• Dank der visuellen Drag&Drop-Oberfläche ist Comindware Tracker einfach zu bedienen.
• Das Tool ist hochflexibel und passt sich Ihren branchenspezifischen Erfordernissen und individuellen Prozessen an, nicht anders herum.
• Die Gestaltung, Entwicklung und Aktualisierung dieser Business Process Automation Software erfordert weder eine erneute Bereistellung, noch fortgeschrittene IT-Kenntnisse.

Schlussfolgerung

Unternehmen müssen immer mehr auf finanzielle Besonnenheit achten. Der volatile Charakter unserer heutigen Wirtschaft fordert Einsparungen bei Geschäftsprozessen und operativen Kosten. Durch das Modellieren und Optimieren von Geschäftsprozessen können Unternehmen Reaktionszeiten verkürzen und mehr Zeit für andere Aufgaben freisetzen. Die Prozesseffizienz wird gesteigert und Ressourcen optimal genutzt.

In der Geschäftswelt ist Zeit Geld und je mehr die Unternehmen davon sparen können, desto besser können sie ihre Marktposition ausbauen. Kurz gesagt, von Business Process Automation profitieren nicht nur die Mitarbeiter (durch sinkende Arbeitsbelastung), sondern auch das Unternehmen (durch ein besseres Gesamtergebnis).