Herausforderungen und Vorteile von Projektplanung und wie Sie von automatisierter prioritätenbasierter Planung profitieren

Workflow-Automation, Marketing-Automation, Email-Automation… Google steigt mit dem Kauf von Nest Labs in den Bereich Smart Home ein und macht damit einen großen Schritt in Richtung Internet of Everything, wie Cisco es nennt. Tatsächlich wird scheinbar immer irgendetwas automatisiert, egal wo man hinblickt. Natürlich kann nicht alles mit Software automatisiert oder effizienter werden. Doch manche Dinge sind für eine manuelle Durchführung zu komplex oder monoton und wichtige Daten sollte man besser nicht gemeinsam mit unstrukturierten Daten aufbewahren.

[ad#project-try] Unter diesem Gesichtspunkt ergibt sich die Frage, ob auch Automation zu den bereits bekannten Vorteilen von Projektplanung zählt.

Von Anfang bis Ende – die Vorteile von Online Project Planning Tools

„Wer den Erfolg nicht plant, der plant den Misserfolg“ – ein Klischee, aber gerade beim Projektmanagement trifft es des Pudels Kern. Projektplanung und Kontrolle, am besten mit einem Online Project Planning Tool, sind für eine erfolgreiche Projektausführung unverzichtbar:

• Blueprint. Der grundlegende Plan ist wie eine Landkarte, die ein Projekt vom Start bis zum Abschluss leitet.
• Aufgabenzuweisung. Jedes Teammitglied ist für die ihm zugewiesenen Aufgaben verantwortlich. So spürt jeder selbst die Konsequenzen von nicht oder besonders gut ausgeführten Aufgaben, was sich positiv auf die Motivation und eigene Priorisierung auswirkt.
• Ressourcen. Effiziente Projektplanung berücksichtigt die Ressourcen Personal, Finanzen, Zeit und trifft Vorkehrungen für eventuell auftretende Verzögerungen, zum Beispiel weil manche Teammitglieder gleichzeitig an mehreren Projekten beteiligt sind.
• Problemumgehung und Risikominderung. Projektpläne müssen mögliche Alternativen und schnell greifende Abhilfemaßnahmen für den Fall der Fälle beinhalten.
• Fachkundige Mitarbeiter und Fertigkeiten. Während der Planungsphase werden Teammitglieder mit dem benötigten Fachwissen gesucht. Bei Bedarf können sie auch nach Zuweisung einer Aufgabe geschult werden oder ihre Kenntnisse auffrischen.
• Projektabschluss. Wenn eine klare Richtung vorgegeben ist, lassen sich die Teammitglieder nicht durch eigene Vorstellungen ablenken.
• Wertvolle Erkenntnisse sammeln. Effiziente Projektplanung berücksichtigt die positiven und negativen Erfahrungen aus bereits abgeschlossenen Projekten.

Online Projektplanung und Kontrolle – so meistern Sie die Herausforderungen

Von einem Projektleiter wird eine Menge erwartet. Die vielen Vorteile von Projektplanung sind unbestritten, aber es gibt auch echte Herausforderungen, zum Beispiel:

• Unrealistische Fälligkeitsdaten

Viele Projektleiter werden mit illusorischen Abschlussdaten konfrontiert. Egal ob die Geschäftsleitung auf bestimmte Termine besteht oder das Projekt im Vorfeld eines wichtigen Events liegt, zu knappe Deadlines erzeugen Stress und wirken sich negativ auf die Teamproduktivität aus.

Hier sind kreative Planung, Vorbereitung von Alternativen und effektive Kommunikation von entscheidender Bedeutung. Nur so herrscht bei allen Teammitgliedern und Projektbeteiligten von dritter Seite Klarheit. Außerdem erfährt damit die Geschäftsleitung gleich zu Beginn, dass die Einhaltung der gesetzten Termine nicht garantiert ist. Als besonders vorteilhaft hat sich hier die Online Projektplanung erwiesen.

• Änderung bzw. schleichende Überschreitung des Projektumfangs

Anpassungen des ursprünglich geplanten Projektumfangs, genehmigt oder ungenehmigt, sind manchmal unvermeidbar. Häufig ergeben sie sich durch zusätzliche oder geänderte Kundenwünsche in letzter Minute.

Eine sorgfältige Projektplanung und Dokumentation mit einem Online Project Planning Tool ist in solchen Fällen besonders hilfreich. Außerdem müssen die angeforderten Änderungen, deren Auswirkungen auf Terminvorgaben und Budgets, sich daraus ergebende Problematiken und geeignete Alternativen an die jeweiligen Beteiligten kommuniziert werden.

• Ressourcenmangel

Wenn mehrere Projekte gleichzeitig laufen kommt es immer wieder zu Engpässen bei den essentiellen Ressourcen Zeit, Finanzen und Personal. Darum sollte die Geschäftsleitung Projekte so priorisieren, dass es kein Tauziehen um die geeigneten Mitarbeiter und verfügbaren Geldmittel gibt.

• Unzureichende Kompetenz im Team

Werden den Teammitgliedern Aufgaben nur aufgrund ihrer Verfügbarkeit zugewiesen kann es sein, dass sie nicht über die erforderlichen Fachkenntnisse verfügen. Durch entsprechende Schulung kann dieser Umstand behoben werden. Ist das nicht möglich, wäre das Auslagern bestimmter Projektkomponenten oder die befristete Einstellung zusätzlicher Mitarbeiter eine Alternative.

• Softwaresysteme ohne Kollaborationsfunktionalität

Auch Desktop-Projektmanagementtools wie Microsoft Project verfügen über Funktionen wie Gantt-Diagramme und Ressourcenabgleich. Allerdings eignen sie sich nur bedingt zur Kollaboration, vor allem in geografisch verteilten Teams. Hier haben sich Online Project Planning Tools bewährt, die jederzeit und von überall erreichbar sind und keine kostenintensive In-Haus-Infrastruktur erfordern.

• Suboptimale Kommunikationswege

Zum Teil werden auch Personen außerhalb des Unternehmens am Projekt beteiligt, zum Beispiel Kunden, Lieferanten, Dienstleister oder Subunternehmer. Häufig behindern jedoch In-Haus-Projektmanagementtools eine effektive Zusammenarbeit mit externen Dritten, weil VPN-Systeme die Kommunikationskanäle aus Sicherheitsgründen blockieren. Bei SaaS-basierten Projektmanagementtools ist das nicht der Fall.

Comindware Project und Online Projektplanung – ein großer Schritt in Richtung Effizienz

Früher brauchte ein Projektleiter analytisches Denken und Kenntnisse in der Projektplanung und Kontrolle, sein Handwerkszeug waren Taschenrechner und Whiteboard. Natürlich haben Rechner und Board auch heute ihren Nutzen, aber automatisierte Online Project Planning Tools bringen deutlich mehr Effizienz. Mit dem Projektstrukturplan von Comindware Project erstellen Sie die Aufgaben und Aktivitäten zunächst und legen sie dann an der richtigen Stelle im Plan ab, während gleichzeitig ein effizienter Ressourcenabgleich stattfindet.

Außerdem organisiert die automatisierte prioritätenbasierte Planung Ihre Projekte entsprechend der Aufgabenzuweisung und der vergebenen Priorität. Sie verschieben nur die Aufgaben per Drag&Drop, der Plan wird automatisch berechnet.

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