Die 5 wichtigsten Vorteile eines guten Geschäftsprozessmanagement (GPM)

Was denken Sie: Könnte Ihre Organisation aus Verbesserungen in folgenden Bereichen Nutzen ziehen?

• Gesteigerte Kundenzufriedenheit und kürzere Markteinführungszeiten für Produkte und Dienstleistungen
• Größere Effizienz (und Kosteneinsparungen) für existierende Anwendungen und Prozesse
• Größere Teamzufriedenheit durch Verbesserung der Kollaboration und optimale Verfahren
• Volle Transparenz aller Aktivitäten in allen Bereichen

“…Arbeitsverwaltung ist ein Set von Softwareprodukten und Diensten, die die Workflow-Struktur auf Informationen und Mitarbeiter anwenden, so dass Prozesse rationalisiert werden und die Leistung steigt…”

Wenn das so ist, dann lesen Sie, wie eine Software für Workflow-Management Ihnen dabei helfen kann, Ihre Geschäftsziele deutlich leichter zu erreichen. Arbeitsverwaltung ist ein Set von Softwareprodukten und Diensten, die die Workflow-Struktur auf Informationen und Mitarbeiter anwenden, so dass Prozesse rationalisiert werden und die Leistung steigt. Ein Teilaspekt der Arbeitsverwaltung ist die Verwaltung von Geschäftsprozessen (Business Process Management, BPM), deutsch auch ‘Geschäftsprozessmanagement‘ (GPM). Zur Abgrenzung: Die ebenfalls geläufige Abkürzung BPMN steht für Business Process Model and Notation (BPMN, deutsch ‘Geschäftsprozessmodell und -notation’) und ist eine grafische Spezifikationssprache in der Wirtschaftsinformatik.

Viele größere Unternehmen nutzen bereits GPM Systeme. Allerdings sind die Experten ein oder zwei Jahre nach Einführung dieser Systeme üblicherweise frustriert darüber, wie schwierig die Veränderung von Prozessen ist und sind überrascht, wie oft die Kollegen die ‘Arbeitsumgebungen’ auch auf plötzliche unstrukturierte Projekte anwenden. Wenn formalisierte Geschäftsprozesse nicht einfach zu ändern sind oder das Team diese formalisierten Prozesse nicht für die gesamte Arbeit benutzt, dann leiden Sichtbarkeit, Agilität organisatorisches Lernen und die Reaktionszeiten auf Marktanforderungen.

Die meisten kleineren Unternehmen haben keine formalen GPM-Systeme und hängen bei der Arbeitsverwaltung immer noch von Email, Kalkulationsblättern, Instant Messaging und dem Gedächtnis der Mitarbeiter ab.

In jedem Fall (mit formalem GPM oder ohne) können Unternehmen große Fortschritte erreichen, wenn sie an ihre Arbeitsverwaltung auf die richtige Weise herangehen. Lesen sich nachfolgend über die fünf wichtigsten Vorteile einer guten Geschäftsprozessverwaltung (Business-Prozess-Management):

1. Kosteneffizienz

Das einfache Kürzen von Budgets ist heutzutage keine Option mehr für Unternehmen, die in den vergangenen Jahren wegen der globalen Wirtschaftslage abspecken mussten. Es ist einfach nichts mehr da, was gekürzt werden kann. Um aber weiter zu gedeihen müssen auch diese Firmen die Effizienz der Kosten maximieren. GPM ist eine der treibenden Strategien in Richtung auf Maximierung der Kosteneffizienz. Comindware kombiniert Prozessverwaltung und Workflow-Management mit Aufgabenverwaltung und eingebauten Funktionen für Echtzeitberichterstattung und Analyse. Die Teams können damit effektiver zusammenarbeiten und ihre Projekte innerhalb des Budgets erfüllen – mit berichteten Kostenersparnissen von 30% bis 50%.

2. Geschäftsagilität

Ein Trend im GPM geht in Richtung beweglicherer Prozesse als Reaktion auf organisatorisches Lernen im Markt. Dies führte zu einer größeren Forderung nach extrem flexiblen Werkzeugen, die leicht zu gestalten, leicht anzupassen und leicht einsetzbar sind. Im Allgemeinen integriert Agilität die folgenden Elemente, die alle von Comindware erleichtert werden:

• Prozessverwaltung: Mit Comindware Tracker erfolgt die Prozessverwaltung in Form von Workflows, die auf einfache Weise ‘on-the-fly’ geändert werden können. Sie können einmal gestaltete Workflows überall wiederverwenden und bei Bedarf anpassen.
• Geschäftsregelverwaltung: Wenn die Verwaltung der Arbeiten in eine unstrukturierte kollaborative Phase eintritt, dann ist Regelverwaltung (Rule Management) der Weg, die Prozesse umzusetzen und sie dabei zu beherrschen und sichtbar und nachgiebig zu halten. Comindware unterstützt wenn nötig die Regelkonfiguration ‘on-the-fly’ für jede Abteilung, jede Funktion oder jedes Projekt, egal ob strukturiert oder nicht. Das ist eine in anderen Werkzeugen zur Arbeitsverwaltung nicht vorhandene, einzigartige Flexibilität.
• Integration und Automatisierung: Nur Comindware bietet vollständige Integration mit Systemen von Drittanbietern und bei Bedarf anpassbare Lösungen für jede Funktion und jedes Projekt. De facto wird unternehmensweit nur eine einzige Datenbank verwendet. Das bedeutet für das Unternehmen volle Kontrolle, volle Sichtbarkeit und komplette Berichterstellung in Echtzeit sowie Analysekapazität.

3. Einfache Regelkonformität und Sichtbarkeit

Änderungen an Gesetzen und andere Faktoren können für Gesellschaften ohne ein flexibles System für das Behandeln durchgehender Regelkonformität unvorhergesehene Kosten bei der Rechnungslegung und Strafen nach sich ziehen. Innerhalb von GPM-Systemen können Gesellschaften Regelkonformität in ihre Betriebspraxis einbauen, wenn abteilungsspezifische Anwendungen auf die Organisation als Ganzes abgestimmt werden. Comindware ermöglicht vollständige Integration mit funktionsspezifischen Anwendungen von Drittanbietern, die ebenfalls an unternehmensweite Datenbanken gebunden sind. Dies macht es möglich, automatisierte Berichte zu erstellen, die Regelkonformität auf eine kosteneffiziente Weise zeigen.

4. Anwenderorientierung

Kluge Kunden fordern Prozesse für Machbarkeitsnachweise die dokumentieren, wie ihre Erfordernisse durch Selbstbedienungskapazitäten im Web 2.0 umgesetzt werden. Geschäftsprozessverwaltung hilft den Unternehmen, Menschen mit Technik zu verbinden, um zufriedene Kunden zu erwerben und zu bewahren. Comindware bietet die Möglichkeit, jeden gewünschten Benutzer mit leicht zu programmierenden Sicherheitsstufen zu integrieren (auch Kunden). Das ebnet den Weg für andauernde Kollaboration mit den Kunden in Echtzeit auf eine Weise, die Empfänglichkeit, Personalisierung, Anpassung und Zugang zu Informationen beweist.

5. Mitarbeiterzufriedenheit

Organisationen versuchen ständig, eine belohnende Arbeitsumgebung umzusetzen, die ihre Mitarbeiter motiviert. Entwickelte und dokumentierte Geschäftsabläufe helfen, Teammitglieder zu motivieren, hingebungsvolle Berufstätige, die üblicherweise weder Zeit noch Geld verschwenden wollen. Weil Comindware zu besserer Team-Kollaboration mit vollständiger Sichtbarkeit führt, berichten die Teammitglieder über größere Zufriedenheit mit der Begründung, dass sie nun alle Informationen an einer Stelle finden und sich auf ihre Aufgaben konzentrieren können, wobei die Leiter in Echtzeit Einblick in das erhalten, was abläuft.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Comindware Tracker Ihnen helfen kann!

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