Adaptive Geschäftsprozessverwaltung mit MS Outlook

Das BPM-System einer adaptiven Geschäftsprozessverwaltung passt sich schnell an, wenn Änderungen an bestehenden Prozessen vorgenommen werden. Die Vorteile einer solchen Lösung haben wir bereits in einem früheren Beitrag vorgestellt.

Kurz zusammengefasst: Bisher mussten Sie Ad-hoc-Prozesse manuell verwalten, weil Ihr BPM-System schwerfällig reagiert und nicht entsprechend der veränderten Situation konfiguriert werden kann. Bei Comindware Tracker hingegen setzen Sie Änderungen um, indem Sie einfach entsprechende Teilaufgaben erstellen. Verglichen mit den üblichen Emails, die normalerweise bei unerwarteten Änderungen an Routineprozessen versendet werden, ist das natürlich viel einfacher zu kontrollieren und zudem übersichtlicher und effizienter. Und so funktioniert die adaptive Geschäftsprozessverwaltung in MS Outlook genau: Wenn Ihr Prozess während der Ausführung ins Stocken kommt, müssen Sie sich keine Sorgen machen oder Emails verfassen. Öffnen Sie einfach direkt in Outlook die zum Prozess gehörende Workflow-Aufgabe. Mehr über die Konfiguration von MS Outlook für die Arbeit mit Prozessen lesen Sie hier. In der Outlook-Registerkarte mit der betroffenen Workflow-Aufgabe klicken Sie einfach auf die Schaltfläche ‘Neue Teilaufgabe’, weisen diese der verantwortlichen Person zu und geben die Details an. Den Rest erledigt das System für Sie und der betreffende Bearbeiter erhält sofort eine Email-Benachrichtigung. Die neue Aufgabe enthält alle Daten aus dem übergeordneten Element: Anlagen, Details sowie zusätzliche Informationen, die optional eingegeben werden können.