Adaptives BPM für Risikomanagement: Kontrollieren ohne Arbeit zu unterbrechen

Laut einer Studie der Oracle Applications Users Group müssen 71% der Befragten ihre Arbeit zumindest teilweise unterbrechen, während Prüfungen laufen, die ihre täglichen Aktivitäten sichtbar machen und unternehmensinterne Risiken finden sollen, um ihnen vorbeugen zu können. Diese Notwendigkeit ergibt sich also allein aufgrund der mangelnden Transparenz in Arbeitsumgebungen. Folglich ist es einfach, solche Kontrollen und die damit verbundenen Arbeitsunterbrechungen zu vermeiden – sofern alle Vorgänge sichtbar und transparent ablaufen. Zum Beispiel ist es kaum möglich, ohne entsprechende Autorisierung eine Ausgabe zu tätigen, wenn sämtliche Budgets und Kosten samt Genehmigungsprozessen in einem System verwaltet werden. Webbasierte Lösungen für die Geschäftsprozessverwaltung sind immer auf dem aktuellen Stand und bieten eine ganzheitliche Echtzeitkontrolle für die gesamte Arbeit in einer Abteilung.

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Unternehmensumgebungen sind selten statisch, sondern wandeln sich ständig. Darum können die festprogrammierten Business-Prozesse der meisten BPM-Lösungen auch nicht zur Wettbewerbsfähigkeit einer Organisation beitragen. Der Zeitraum zwischen der Gestaltung eines automatisierten Geschäftsprozesses und seiner endgültigen Implementierung ist einfach zu lang.

Externe Risikofaktoren wie ökonomische Schwierigkeiten oder Marktveränderungen sind größtenteils genauso wenig vorhersehbar wie unternehmensinterne Änderungen. Allerdings gibt es auch viele Risiken, deren Kontrolle mühelos möglich ist. Zum Beispiel sind Probleme wie der Missbrauch einer leitenden Position, Betrug oder ein verschwenderisches Vorgehen in Schlüsselbereichen wie Technologie, Beschaffung, Finanzen sowie Personal gut zu verhindern, wenn die täglichen Routineprozesse mit voller Transparenz ablaufen. Es bedarf nur des richtigen Werkzeugs für eine gelungene Prozessautomatisierung, um jederzeit über alles informiert zu sein. Obwohl auch die Implementierung eines automatisierten Systems mit gewissen Risiken behaftet ist, so bestehen diese doch nur vorübergehend und werden durch die langfristigen Vorteile mehr als aufgewogen.

Die in diesem Artikel zitierten Daten finden Sie unter folgendem Link: STRATEGIES FOR MANAGING RISKY BUSINESS PROCESSES: 2011 OAUG ENTERPRISE GOVERNANCE, RISK AND COMPLIANCE SURVEY

Größere Unternehmen führen häufig die Automatisierung wichtiger Geschäftsprozesse ein und besonders die Prozesse in der Finanzabteilung werden gern als erstes automatisiert. Das ist gut nachvollziehbar, denn finanzielle Aktivitäten unterliegen strengen Regeln.

Zwar dienen regelmäßige Audits der Risikominimierung, doch sie führen oft auch zu Arbeitsunterbrechungen. Die Untersuchung oder aktive Vermeidung von Vorkommnissen stört also die Aktivitäten, die zur Wertschöpfung beitragen. 71% der Befragten bestätigen, dass es zu derartigen Unterbrechungen „immer wieder“ kommt und in einem von acht Fällen treten sie häufig oder sogar ständig auf. (Siehe Abbildung 26)

Comindware Tracker liefert den Echtzeitüberblick über alle laufenden Vorgänge, ohne Arbeitsunterbrechungen zu verursachen. Die vom System kontinuierlich erfassten Daten werden in Form von Listen oder Dashboards angezeigt und sind stets aktuell. Folglich sind manuelle Überprüfungen kaum mehr notwendig und die damit verbundene Störung geschäftlicher Aktivitäten wird fast völlig vermieden. Sämtliche Daten der einzelnen Abteilungen sind immer auf dem neuesten Stand und gemäß den jeweiligen Zugriffsrollen im System jederzeit verfügbar. Comindware bietet einfaches BPM, mit dem Vorgesetzte alle kontrollierbaren Risiken überwachen, vorhersehen und vermeiden können. Alle grundlegenden Prozesse verschiedener Abteilungen sind bereits vorgefertigt und einsatzbereit. Kurz gesagt: Comindware Tracker ist in kürzester Zeit startklar, Sie müssen die Software nur noch ausführen – auf eigenen Servern oder in der Cloud.