BPM-Tools: Leicht hat mehr Gewicht als schwer

Je mehr sich die Festplatte füllt, desto langsamer arbeitet der Computer. Schlimmer noch, die Funktionalität leidet. Und ein überladenes Auto, auch wenn es eigentlich in bestem Zustand ist, wird zum potentiellen Sicherheitsrisiko, verbraucht mehr Benzin, hat einen längeren Bremsweg und läuft Gefahr liegen zu bleiben.

Diese beiden Beispiele haben eines gemeinsam: Der Ballast muss weg, um funktionsfähiger, schneller, sicherer und effizienter zu werden.

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Schwere BPM-Tools in der Praxis

Traditionelle BPM-Tools sind schwer – schwer bedeutet hier:

• Unternehmen müssen die IT-Applikationen besitzen, betreiben und unterhalten; alles in allem eine kostenintensive Angelegenheit. Infolge dessen sehen sich kleine oder finanziell eingeschränkte Unternehmen dazu gezwungen, bei Datenbanken, Formularen und Berichtserstellung auf Anwendungen wie Tabellenkalkulationen und Textverarbeitungssysteme auszuweichen.

• Die Implementierung erfordert einen hohen Aufwand und viel Zeit. Die Mitarbeiter müssen geschult werden und das kann je nach Komplexität des Business Process Management Tools wenige Stunden bis zu mehrere anstrengende Monate in Anspruch nehmen. Folglich müssen währenddessen viele Aufgaben zurückgestellt und Fälligkeitstermine verschoben werden. Planungen hängen davon ab, ob das Zusammenspiel zwischen Technologie und Benutzer nun endlich funktioniert. Das führt häufig zu verpassten Geschäftschancen.

• Wenn Workflows und Prozesse formalisiert und bereitgestellt sind, ist es schwierig „on the fly“-Änderungen zu implementieren, weil dadurch Programmierungsarbeiten erforderlich werden. Die Prozesse sind also wie „in Stein gemeißelt“. Zusätzlich ergeben sich weitere Ausgaben: entweder für IT-Fachkräfte und hohe Vorauszahlungen an den Softwarehersteller für die Umprogrammierung oder indirekt durch den Einsatz von Software, die mit der Prozesstechnologie offensichtlich inkompatibel ist.

• Die verschiedenen Abteilungen arbeiten mit separaten Softwaresystemen – eines für die Personalverwaltung, ein anderes für die Finanzen, ein drittes für den Helpdesk usw. Außerdem muss die Arbeit bei teambasierten Tätigkeiten manuell konsolidiert werden und das hat Konsequenzen. So ist zum Beispiel für wichtige Aufgaben weniger Personal verfügbar, die Fehlergefahr steigt und es entstehen Kosten für Überstunden.

Der Umstieg auf leichtere Geschäftsprozesstools

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Genau wie die Festplatte, die zum einwandfreien Funktionieren dringend mehr Platz benötigt, oder das überladene Auto, das zum Sicherheitsrisiko geworden ist, erweisen sich auch die meisten BPM-Softwareimplementierungen als vorteilhafter, wenn sie weniger komplex sind. Bahnbrechende Technologien wie Cloud Computing haben den Weg zu leichteren BPM-Tools geebnet – leichter heißt, sie sind kosteneffektiver und erfordern keine IT-Profis, um die unternehmenseigenen Server stets in tadellosem Zustand zu halten.

Heute wird die Bereitstellung von Software nicht mehr als Belastung für Finanzen, Personal und Ressourcen betrachtet. Vielmehr ist allgemein akzeptiert, dass Geschäftsziele auf diese Weise schneller, nahtloser und effizienter erreicht werden. Dabei können Unternehmen wählen, ob sie ihr System in der Cloud, auf eigenen Servern oder in beiden Versionen bereitstellen möchten, je nach finanziellen Möglichkeiten und gemäß ihrer Strategie zur Prozessoptimierung.

Mit der zunehmenden Verbreitung von Mobile Computing steigt auch die Zahl der mobilen Mitarbeiter, von denen die Erledigung ihrer Aufgaben auch dann erwartet wird, wenn sie unterwegs sind. Das Tempo der Veränderungen steigt stetig und Entscheidungen müssen schnell getroffen werden. Leichte Geschäftsprozessverwaltungstools wie Comindware Tracker, die Mitarbeiter und Vorgesetzte auch unterwegs verwenden können, haben sich in der modernen Geschäftswelt zu unverzichtbaren Business Process Tools entwickelt. Sie vereinen all das mit der universellen Funktionalität für alle verschiedenen Geschäftsrollen in nur einer Lösung. So liefern sie ein Softwaresystem, das Sie im wahrsten Sinne des Wortes in die Tasche stecken können und das jederzeit einsatzbereit ist.

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