Organisatorische Silos vs. abteilungsübergreifende BPM-Lösung

Bei der Vorbereitung unserer Dokumentation hatten wir ein Problem: Für die einzelnen Bestandteile waren verschiedene Mitglieder unseres Teams zuständig und wenn wir morgens ins Büro kamen, war es einfach nicht möglich herauszufinden, ob die jeweiligen Unterlagen denn nun auch vorbereitet und einsatzbereit vorlagen. Emails waren dabei keine große Hilfe, weil immer wieder vergessen wurde, die Fertigstellung eines Dokuments zu kommunizieren. Wenn dann irgendwann die Information von dritter Seite kam, war es oft zu spät und man hatte die Arbeit schon selbst, sprich doppelt, erledigt.

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Das ist nur ein Beispiel zum Thema Informationssilo in einer Abteilung oder sogar innerhalb eines Teams, bei dem sich die Auswirkungen aber noch in Grenzen halten. Allerdings sind die Konsequenzen häufig wesentlich schwerwiegender, denn oft bilden alle Abteilungen operative Silos. In diesem Fall erstrecken sich die Nebenwirkungen auf das gesamte Unternehmen. Zwar kann eine Geschäftsprozessverwaltungslösung diesem Problem entgegenwirken, aber der dafür erforderliche Zeit- und Kostenaufwand beläuft sich auf Monate oder sogar Jahre. Doch es gibt eine wirklich schnell umsetzbare Möglichkeit, um operative Abteilungssilos und Informationssilos zu beseitigen: ein bedienfreundliches BPM.

Silos mindern die Effizienz einer Abteilung um bis zu 60%.

Organisatorische Silos ergeben sich durch Verwaltungssysteme, die nicht mit anderen Systemen interagieren können bzw. Abteilungen, die benötigte Daten nicht rechtzeitig und fehlerfrei mit anderen Abteilungen oder leitenden Mitarbeitern austauschen. Das wirkt sich negativ auf die Wettbewerbsfähigkeit und das innovative Wachstum des Unternehmens aus. Es ergeben sich Einschränkungen bei den täglichen Aktivitäten, mit besonders gravierenden Folgen bei hohem Arbeitsaufwand und Stress.

Die so genannten „stillschweigenden Interaktionen“, vor allem per Email, verschlimmern die Situation noch. Denn folgende Punkte, die für die Beseitigung von Silos unerlässlich sind, werden damit nicht abgedeckt:

• Kollaboration
• Teilen von Wissen
• schnelle und zielführende Entscheidungen

Experten betrachten häufig ein Content Management System oder die Workflow-Automatisierung als Allheilmittel gegen Abteilungssilos. Sind die Probleme abteilungsübergreifend, empfehlen Sie eine Geschäftsprozessverwaltungslösung mit nur einer Datenbank als Arbeitsgrundlage für das gesamte Unternehmen.

Der Aufwand für Änderungen an einem bestehenden BPM beträgt bis zu 25% der ursprünglichen Implementierungskosten.

Wenn Sie dem Rat der Experten folgen und eine BPM-Lösung einführen, werden Sie beim Siloproblem schnell eine Besserung bemerken. Doch irgendwann werden Sie einige Ihrer Geschäftsprozesse neu einrichten müssen. Für die meisten Unternehmen ist auch das ein mit viel Aufwand und Mühe verbundenes Unterfangen. Darum ist es wichtig, dass das System mit den sich im Laufe der Zeit ergebenden Änderungen und Verbesserungen bei Prozessen umgehen kann. Ein anschauliches Beispiel ist der Kauf eines Druckers: Wenn die Tintenpatrone ersetzt werden muss, sind die Kosten im Vergleich zum Gerät immens hoch. Bei vielen BPM-Lösungen ist es ähnlich: Obwohl nur ein Prozessschritt hinzugefügt oder entfernt werden soll, muss bei hartcodierten Lösungen der gesamte Prozess neu eingerichtet und anschließend erneut bereitgestellt werden. Folglich wurde zwar das Siloproblem behoben, aber das Budget ist lädiert und es gibt stattdessen ein anderes Problem: Entweder Sie investieren immer wieder und immer mehr in das System oder Sie arbeiten mit veralteten Prozessen. Wenn Sie sich also für eine Business Process Management-Lösung entscheiden, um Silos zu beseitigen, sollten Sie ein BPM-System auswählen, mit dem Sie automatisierte Prozesse anpassen können ohne sie erneut einrichten zu müssen.

Adaptives BPM: Schnelle Änderungen resultieren in höheren Gewinnen.

Kollaboration und die Wiederverwendung von Applikationen und Daten in Form von Diensten für abteilungsübergreifende Prozesse steigert die Agilität und senkt Kosten.

Die Vorteile eines solchen Systems sind:

• Schnellere Wertschöpfung
• Schnellere Reaktionszeiten
• Schnellere Innovation

Außerdem führen in Stein gemeißelte Prozesse nicht aus der Silosackgasse. Speziell für dieses Problem wurden bedienfreundliche BPM-Lösungen entwickelt. Der größte Unterschied zu traditionellen BPM-Systemen liegt darin, dass Prozesse beliebig „on the fly“ geändert werden können. Damit wird nicht nur das Siloproblem gelöst. Von den mit minimalem Kostenaufwand jederzeit möglichen Verbesserungen profitiert das gesamte Unternehmen. Bei dem oben angeführten Druckerbeispiel würde es bedeuten, dass Sie die Tintenpatronen praktisch ohne weitere Kosten wieder auffüllen können. Auch wenn solche Kartuschen leider nicht existieren, bedienfreundliche BPM-Lösungen schon sind seit einiger Zeit Realität. Comindware ist ein preisgekröntes Unternehmen, dessen Produkt Comindware Tracker die abteilungsübergreifende Prozessverwaltung und einfache „on the fly“-Prozessänderungen unterstützt.

P.S.

Ich sollte noch erwähnen, dass uns das Silophantom auch jetzt immer mal wieder heimsucht. Aber in deutlich abgeschwächtem Umfang. Manchmal sind Mitarbeiter zwar durchaus hilfsbereit, aber teilen dann doch nicht alle erforderlichen Dokumente. Wahrscheinlich tun sie sich schwer damit, alle relevanten Daten zu einem Thema zusammenzuführen.

Auch die beste und am einfachsten zu bedienende BPM-Lösung kann diese Menschen nicht ändern. Trotzdem ist mit dem System das Aufspüren von Schwachpunkten viel leichter, um dann geeignete Maßnahmen zu ergreifen. Vielleicht waren sie der Meinung, ihre Arbeit würde nicht beachtet werden. Dann würde es schon reichen, die Ergebnisse ihrer Arbeit in Echtzeit anzuzeigen. Probieren Sie es einfach aus. Adaptives BPM steht Ihnen zu Diensten und wird die meisten Probleme aufgrund von Intransparenz beseitigen.

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