5 Workflows für Genehmigungsprozesse, die Sie mit Comindware Tracker automatisieren können

Ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal von Einzelunternehmern im Vergleich zu ihren größeren Pendants liegt in der Einfachheit ihrer Genehmigungsprozesse — sofern es überhaupt solche gibt. Die Firmenleitung liegt in einer Hand, weder Partner noch Vorstandsmitglieder oder Investoren müssen konsultiert werden und im Allgemeinen genügt das Einverständnis des Chefs, um den Ball ins Rollen zu bringen.

Zum Beispiel beim Einkauf von zusätzlichem Material für ein gerade in Bearbeitung befindliches Projekt. Der Eigentümer entscheidet allein, ob die Beschaffung sofort erfolgt oder ob er einen anderen Weg mit Sparpotential kennt. Natürlich wirkt sich jede Entscheidung in gewisser Weise auf die Abwicklung von Projekten aus, doch Beschluss und Umsetzung erfordern jedenfalls nicht die Zustimmung anderer Beteiligter.

Anders sieht es aus, wenn Sie mit einem Team arbeiten. Hier sind Genehmigungen und die Organisation der daraus folgenden Abläufe mit einem größeren Aufwand verbunden. Eine unerlässliche Prozedur im Geschäftsalltag und die Automatisierung des Genehmigungsprozesses hat beachtlichen Einfluss auf Produktivität, Genauigkeit und Geschäftskontinuität.

Software für die Automatisierung von Genehmigungs-Workflows

Microsoft Sharepoint

Wenn Sie bereits mit Workflows arbeiten, haben Sie die Verwendung von Microsoft SharePoint für Ihren Genehmigungs-Workflow wahrscheinlich schon getestet. Doch obwohl SharePoint eine sehr nützliche Workflow-Anwendung und sofort einsetzbar ist, hat sie Grenzen. Und die von ihr vorgegebenen Einschränkungen, Schwellenwerte und unterstützten Limits bestimmen natürlich auch, wie komplex Ihr Workflow sein kann. Eine Feinabstimmung genau nach Ihren Ansprüchen ist nur mit Hilfe fortgeschrittener Programmierkenntnisse möglich.

Comindware Tracker

Comindware Tracker hingegen enthält vorkonfigurierte Vorlagen, Listen und Formulare und erlaubt die Änderung von Workflows mit der Drag & Drop-Funktion, ohne dass Sie dafür Programmierkenntnisse bräuchten. Außerdem wird Ihr Genehmigungs-Workflow automatisch in ein zentrales Workflow-System integriert, das Transparenz und Echtzeitübersicht nicht nur abteilungsintern schafft, sondern unternehmensweit.

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Automatisierbare Genehmigungs-Workflows in verschiedenen Geschäftsbereichen

In folgenden Bereichen können Sie die Genehmigungs-Workflows automatisieren:

1. Versorgung und Logistik

Für alle Abteilungen des Unternehmens müssen die zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigten Materialien, Ausrüstung, Arbeitskräfte usw. zur Verfügung stehen. Der Geschäftsbetrieb darf nicht ins Stocken geraten, weil zum Beispiel eine Anforderung für Rohmaterial noch nicht bearbeitet wurde.

Durch die Automatisierung von Genehmigungs-Workflows, die normalerweise mit einer Anforderung des Abteilungsleiters beginnen, wird ein Prozess für die Erfüllung solcher und anderer Voraussetzungen strukturiert. Gleichzeitig werden die anderen Beteiligten automatisch eingebunden, damit zum Beispiel die Finanzabteilung eine entsprechende Budgetierung vornehmen kann.

2. Finanzen und Verwaltung

Die Budgeterstellung im Bereich Finanzen ist unerlässlich. Doch dabei geht es nicht nur einfach um Zahlen in der Buchhaltung. Vielmehr müssen auf der Grundlage aktueller Daten, makroökonomischer Entwicklungen und der Marktdynamik intelligente Prognosen erstellt werden.

Die Automatisierung Ihres Genehmigungs-Workflows für die Budgetierung verschafft Ihnen wertvolle Zeit für die Analyse und Optimierung der tatsächlichen und geplanten Werte in Ihrem Unternehmen. So lassen sich beste Unternehmensergebnisse erzielen.

Der Prozess für Rechnungsgenehmigungen ist ein weiteres Gebiet, dessen Automatisierung sich anbietet. Hier gehen automatische Aktualisierungsmeldungen zum Beispiel direkt an die Verantwortlichen für Verbindlichkeiten.

3. Beförderung von Mitarbeitern

Beförderungen sind ein besonders effektiver Anreiz für fähige Mitarbeiter. Natürlich erfolgen sie nicht um ihrer selbst willen, sondern nur wenn bei der individuellen und Teamkompetenz bestimmte Kriterien erfüllt werden.

Ein automatisierter Genehmigungsprozess für Beförderungen sorgt einerseits für einen Dominoeffekt in anderen Abteilungen, klärt aber auch die damit verbundenen Erfordernisse bzw. Erwartungen und verhindert, dass würdige Mitarbeiter übersehen werden.

4. Anerkennungen und Freizeit

Um die tägliche Routine zu durchbrechen, gewähren manche Unternehmen besondere Tage für „außerplanmäßige“ Aktivitäten wie zum Beispiel Sportfeste, Exkursionen, Teamentwicklung oder abteilungsübergreifende Wettbewerbe.

Die Kehrseite solcher Angebote sind allerdings die ausgefallene Arbeitszeit und häufig sogar Einnahmeverluste. Ein automatisierter Genehmigungsprozess sorgt deshalb für einen systematischen Ablauf und stellt den entsprechenden Abteilungen schon vor der Einberufung einer Statusbesprechung eine Warnmeldung zu, damit gehandelt werden kann ohne sich in Details zu verlieren.

“Automatisierte Genehmigungsprozesse sparen enorm viel Zeit ein.”

5. Compliance und Richtlinieninitiativen

Die Einhaltung spezieller Erfordernisse und Vorgaben sind in der Regel mit Produkt-und Mitarbeiterzertifizierungen verbunden. Außerdem ist eine Dokumentation von Gefahren und Vorkommnissen unverzichtbar. Nur so können geeignete Vorkehrungen und Maßnahmen etabliert werden, die ein wiederholtes Auftreten unwahrscheinlich machen oder verhindern. Weiterhin gibt es immer wieder Richtlinienänderungen, die im Unternehmen umgesetzt werden müssen.

Automatisierte Genehmigungsprozesse sparen enorm viel Zeit ein. Sie müssen nicht mehr selbst alle Betroffenen warnen, verstreut aufbewahrte Dokumente zusammenstellen und den aktuellen Stand über Dritte in Erfahrung bringen. Stattdessen können Sie in Ruhe zum Beispiel die Auswirkungen einer potentiellen Richtlinienänderung auf Ihre Belegschaft analysieren.

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