So erstellen Sie im MS Outlook System einen Outlook Workflow

“Ich möchte im Outlook-System von Microsoft echte Outlook Workflow-Aufgaben bearbeiten. Ist das möglich?”

Andrey Yanchenko, Head of Sales Engineering bei NetCracker.

Das Ziel

Ich bin daran gewöhnt, mit dem Outlook System zu arbeiten und würde das nur ungern ändern. Hier erledige ich die Zuweisung, Verfolgung und Verwaltung von Outlook-Aufgaben, teile meinen Kalender und tausche geschäftliche Dateien aus. Außerdem versende, erhalte und kommentiere ich Aufgaben per Email. Es ist wirklich ein großartiges Kollaborationssystem, aber ich möchte durch die Kombinierung mit Workflow-Software noch mehr daraus machen: Dann koordinieren die bei den Aufgaben hinterlegten Prozesse die Arbeit meines Teams. Da meine persönlichen Aufgaben und die Workflow-Aufgaben meines Teams gemeinsam in einer Outlook-Aufgabenliste synchronisiert werden, muss ich noch nicht einmal zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln, um meine vollständige To-do-Liste anzusehen. Und für eine bessere Zusammenarbeit sorgen die Diskussions-Threads für jede zu bearbeitende Aufgabe.

Der Weg zum Ziel

Comindware Tasks für Outlook ist ein kostenloses Add-In für das Microsoft Outlook System, das Sie direkt in Ihrem Comindware Tracker-Konto abrufen können. Damit erweitern Sie Ihr Outlook mit dem Comindware Tracker Workflow-System, ohne es zu beschweren und unsichtbar. So kollaborieren Sie und Ihr Team bei Workflows und Aufgaben direkt mit dem Outlook Workflow.

Wie funktioniert es?

Nachdem Sie das Comindware Add-In eingerichtet haben, sieht Ihre Outlook-Aufgabenliste immer noch aus wie eine Aufgabenliste:

Der Unterschied verbirgt sich hinter den Kulissen: Jetzt ist Ihr Outlook System mit Comindware Tracker verbunden und synchronisiert. Die Aufgaben aus den Comindware Tracker-Workflows erscheinen automatisch in Ihrer Outlook-Liste und so profitieren Sie von allen Vorteilen der kollaborativen Workflow-Aufgaben:

1. Mit Outlook Workflows klappt die Zusammenarbeit im Team automatisch. Sie organisieren einen Prozess mit Hilfe von Schritten und weisen die Aufgaben dieser Schritte den verantwortlichen Bearbeitern zu. Comindware Tracker erledigt das alles automatisch. Sie müssen keine Emails verschicken, wenn Sie Ihren Teil der Arbeit abgeschlossen haben bzw. die Kollegen Details oder Anhänge bekommen sollen: Alles wird zusammen mit der Aufgabe gespeichert und automatisch an das nächste zuständige Teammitglied übergeben.

2. Mehr Funktionalität für Ihre Aufgaben:

• Prozesse hinter den Outlook Workflow-Aufgaben,
• Statusangaben wie in Bearbeitung oder zurückgestellt über Schaltflächen wie Play oder Pause,
• kollaborative Threads,
• Dateiversionierung, hierarchische Aufgaben und Teilaufgaben,
• Synchronisierung zwischen den Aufgabenlisten von Microsoft Outlook und Comindware Tracker.

3. Alles in einem: Emails, Kalender, Kollaboration im Team, Aufgaben, Anhänge, Workflows: Sie müssen nicht vom Outlook-System zu einem Programm und wieder zurück wechseln, alle Aufgaben samt Inhalten werden automatisch zwischen den Lösungen synchronisiert.

4. Starke Leistung. Das Add-In Comindware Tasks für Outlook ist frei von überflüssigen Funktionen, deshalb wird das MS Outlook-System dadurch auch nicht langsamer.

5. Sie brauchen nichts Neues erlernen Sie können gleich mit Comindware Tracker in Outlook mit den Outlook Workflows arbeiten, denn Sie kennen ja das Menüband bereits. Es bietet jetzt nur noch mehr Funktionalität.

Wo bekomme ich es?

Das Comindware Outlook Add-In ist im Comindware Tracker-Paket enthalten und für dessen Nutzer kostenlos. Melden Sie sich bei Ihrem Comindware Tracker an und gehen Sie zur Registerkarte ‘Menü’. Dort finden Sie die Schaltfläche, über die Sie Comindware Tasks für Outlook auf Ihrem PC installieren können. Mehr Informationen über die Installation des Add-Ins finden Sie hier:

Testen Sie es jetzt, es kostet nichts!

Comindware Tracker und Microsoft Outlook integrieren Sie durch das Add-In Comindware Tasks für Outlook. Sie arbeiten dann mit Outlook Workflows. Andere Anwendungen von Drittanbietern können Sie über die webbasierte API mit Comindware Tracker verbinden. So funktioniert zum Beispiel die Kombination von Comindware Tracker und SalesForce – aber das ist unser nächstes Thema.

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