Vorteile von HR Workflow Automation: So vereinfachen Sie die Organisation Ihrer Personalressourcen

Zeit ist Geld. Auch wenn man dieses Klischee nicht gern hört, es ist wahr. Gesparte Zeit ist gespartes Geld und damit sicher einer der augenscheinlichsten Vorteile durch Workflow Automation.

Die Vorzüge von Workflow Automation sind zahlreich. Das liegt daran, dass der durch Workflow Automation Software reduzierte Zeitaufwand weitere Einsparungen nach sich zieht, vielleicht nicht gleich in Form von Geld, aber auf Dauer kommt eine stattliche Summe zusammen.

In diesem Artikel wollen wir uns die Vorteile von HR Automation Software näher ansehen.

HR Automation Software – warum?

Die Personalabteilung ist in jedem Unternehmen von zentraler Bedeutung. Ob Neueinstellung oder Einarbeitung, Fortbildung oder Zertifizierungsmaßnahme, Urlaubsantrag oder Gehaltszahlung – hier wird sichergestellt, dass alle wichtigen Vorgänge rechtzeitig und korrekt ablaufen, um die Motivation und Leistungsbereitschaft in der Belegschaft optimal zu fördern.

In Anbetracht der vielschichtigen Aufgaben des HR-Teams ist die Gefahr von Fehlern, und damit verfehlten Zielen, doch relativ hoch. Emails und persönliche Produktivitätsanwendungen können zwar hilfreich sein, aber nur in begrenztem Maße. Vor allem, wenn Aufbau und Pflege des Talentpools sowie die Zufriedenheit und Motivierung der Mitarbeiter im Unternehmen als Teamaufgabe gilt.

Wir sind uns sicher einig, dass Emails nicht zu den besten Collaboration Tools gehören. Aufgaben können in den vielen Nachrichten verlorengehen und manche Mitwirkende werden versehentlich gar nicht in die Kommunikation aufgenommen. Außerdem können Emails nicht als zentraler Aufbewahrungsort für gemeinsam genutzte Dateien dienen, weil deren isolierte Aktualisierung zu inkonsistenten Dateiversionen führen würde. Wenn Änderungen dann nicht mit Hilfe einer weiteren Email an alle Beteiligten kommuniziert werden, besteht die Gefahr, bei Kalkulationen oder anderen aufgabenbezogenen Aktivitäten mit veralteten Daten zu arbeiten.

Persönliche Produktivitätsanwendungen hingegen unterstützen nicht unbedingt das Teilen von Dateien, kollaborative Aktivitäten oder gar Echtzeitaktualisierungen. Und da es sich um persönliche Produktivitäts-Apps handelt, bei denen es nicht immer um den Arbeitskontext geht, wirken sie häufig eher ablenkend.

Was ist denn nun die Lösung? HR Automation Software.

HR Tracking Software – die Vorteile

Die auch unter dem Begriff HR Tracking Software bekannte, webbasierte HR Workflow Automation Software realisiert folgende Vorteile:

1. Echtzeitkollaboration. Im heute herrschenden Verdrängungswettbewerb ist es von immenser Bedeutung, sich schnellstens an Veränderungen anzupassen. Das gilt nicht nur für Kundenbelange und Marktbedingungen, sondern auch für den Personalbedarf und Mitarbeiteranforderungen. Collaboration Tools für die Zusammenarbeit in Echtzeit sind somit ein Schritt in die richtige Richtung.
2. Gemeinsamer Zugriff auf Dateien und Dokumente. Die Personalverwaltung erfüllt in erster Linie administrative Funktionen, daher werden viele Dateien geteilt. Im Gegensatz zu Emails sind bei einer HR Tracking Software alle Dateien jederzeit auf dem aktuellen Stand. Es entsteht also wegen Bearbeitungsfehlern aufgrund ungenauer oder veralteter Daten keine Mehrarbeit.
3. Jederzeit und überall erreichbar. Auf eine webbasierte HR Automation Software können Sie von jedem Ort und zu jeder Zeit über beliebige Kanäle zugreifen (PC, Laptop, Tablet oder Smartphone). Das eröffnet die Möglichkeit, auch außerhalb der vier Bürowände produktiv zu sein.
4. Mit weniger Fehlern mehr erledigen. Nicht nur in der Personalverwaltung, in vielen Abteilungen wird die meiste Nacharbeit durch menschliche Fehler verursacht. Muss bei Aufgaben und/oder Berichten nachgearbeitet werden, verschieben sich nicht nur im Team die Fälligkeitsdaten. Häufig sind die Auswirkungen im gesamten Unternehmen zu spüren. Der Einsatz einer zuverlässigen Automation Software, die für Transparenz und akkurate Daten sorgt, schafft Abhilfe. Projekt- und Teamleiter können damit Komplikationen frühzeitig entdecken und Korrekturmaßnahmen einleiten, bevor es zu spät ist.
5. Mehr Zeit für wertschaffende Aktivitäten. Wenn mit weniger Fehlern mehr Arbeit erledigt wird, haben alle mehr Zeit für die Ausführung von wertschöpfenden Aktivitäten wie zum Beispiel Mitarbeiterschulungen oder die Planung von Teamentwicklungsmaßnahmen.

Comindware Tracker und Ihre HR Automation Initiativen

Comindware Tracker ist eine vielseitige, multifunktionale Automation Software, die eine große Bandbreite von Geschäftsprozessen automatisieren kann, unter anderem in der Personalverwaltung. Von anderen Angeboten unterscheidet sie sich insbesondere durch folgende Eigenschaften:

1. Vorkonfigurierte HR-Vorlagen. Comindware Tracker wurde auf der Grundlage ausgiebiger Branchenrecherchen entwickelt und enthält vorkonfigurierte HR-Vorlagen, wie sie von vielen HR-Teams heutzutage verwendet werden. Damit ist der Workflow schon nach wenigen Minuten und Mausklicks startklar.
2. Leistungsstarkes und trotzdem einfaches, individuell anpassbares BPM. Um Comindware Tracker einzurichten, müssen Sie kein IT-Experte sein. Für individuelle HR-Prozesse speziell in Ihrem Unternehmen können Sie einfach per Drag&Drop die vorkonfigurierten Vorlagen genau anpassen.
3. Eigene Lösungen. Sogar wenn Sie eine eigene Workflow-Vorlage ganz neu erstellen möchten, erfordert das dank dem grafischen Workflow-Generator von Comindware Tracker keinen komplexen und zeitintensiven Programmieraufwand.

Schlussfolgerung

Die Vorteile von Workflow Automation in der Personalverwaltung sind überzeugend. Wenn Ihr Unternehmen expandieren möchte, aber Personalverwaltungsangelegenheiten immer noch manuell bearbeitet, ist es Zeit für eine neue Strategie. Die Automatisierung von Routineaufgaben in der Personalabteilung spart nicht nur Zeit und Nerven, sie hält auch alle Beteiligten stets auf dem neuesten Stand. Außerdem kommen die Fähigkeiten der Mitarbeiter den übergeordneten Unternehmenszielen zu Gute, während sie im Gegenzug angemessen für ihr Engagement gewürdigt werden.

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