- Formulieren Sie den Projektumfang klar und verständlich.
- Wählen Sie die Team-Mitglieder sorgfältig und rechtzeitig aus.
- Definieren Sie Ziele SMART (spezifisch, messbar, akzeptierbar, realistisch, terminiert).
- Verwalten Sie alle Projektdaten sicher an einem Ort.
- Überwachen Sie täglich den Fortschritt.
- Motivieren Sie Ihr Team.
- Verwalten Sie Ihre Ressourcen umsichtig und vorausschauend.
Projektumfang klar und verständlich formulieren
Bekanntermaßen ist bei Problemen eine aussagekräftige Beschreibung schon die halbe Lösung. Das gilt auch für den Projektumfang. Eine klare Definition von Zielen, Umfang, Budget und Vorgehensweise gleich zu Beginn zahlt sich immer aus. Das kann bei einem Meeting oder im Rahmen eines Forums erfolgen, je nach Zielgruppe des Projekts.
Zum Beispiel: Wenn Sie für ein Unternehmen eine Website bauen sollen, werden Sie mit den Entscheidern zunächst die optische Gestaltung der Seiten besprechen und klären, welche Bereiche die Website enthalten und in welchem Layout die Inhalte präsentiert werden sollen. Oder: Bei der Entwicklung einer App für Kinder mit Lernschwächen liefert eine Fokusgruppe mit Fachleuten wie Sonderschulpädagogen oder Psychologen wichtige Erkenntnisse.
Team-Mitglieder sorgfältig auswählen
Sobald der Projektumfang geklärt ist, kann daraus abgeleitet werden, welche Fertigkeiten die Team-Mitglieder für die Projektausführung mitbringen müssen. Gehen Sie bei der Auswahl umsichtig vor und übertragen Sie Aufgaben und Aktivitäten den jeweils am besten geeigneten Personen. Wenn Sie Aufgaben delegieren zeigen Sie Vertrauen in die Fähigkeiten Ihrer Team-Mitglieder und fördern so deren Selbstvertrauen und Motivation. Ein Domino-Effekt mit positiven Auswirkungen auf das Projektergebnis.
Ziele SMART definieren
Eine klar definierte Vorstellung vom Endprodukt erleichtert die Erstellung von Etappenzielen. Formulieren Sie nur spezifische, messbare, akzeptierte, realistische und terminierte Ziele. Nach Zuweisung der Aufgaben an die Team-Mitglieder sollten diese Meilensteine in Form von Teilaufgaben erstellen und dafür eigene Fälligkeiten bestimmen. Natürlich müssen sich diese Termine in den Zeitplan des Gesamtprojekts einfügen.
Mit Bezug auf unser Beispiel zur Entwicklung einer App für die besondere Förderung von Kindern, wäre ein Ziel mit folgenden Eigenschaften SMART: Konzeption eines Fragebogens mit 10 Fragen zu den Bedürfnissen rechenschwacher Vorschulkinder bis zum 30. November 2015.
Alle Projektdaten sicher an einem Ort verwalten
Die Aufbewahrung von Daten wird immer kostengünstiger und der Zugriff darauf immer einfacher. Doch die Kehrseite des einfachen Zugangs sind Sicherheitsrisiken. Auch wenn die meisten Cloud-basierten Lösungen für Datenverwaltung großen Wert auf den Schutz der Daten legen, denn das ist ein wichtiges Verkaufsargument, es kommt immer wieder zu Problemen in diesem Bereich. Um ganz sicher zu gehen, sollten Sie unbedingt Dateiberechtigungen, Dokumenteneigentümer und Datenversionen konsistent und einheitlich verwalten.
Täglich den Fortschritt überwachen
Für die erfolgreiche Ausführung sind aktuelle Informationen zu allen Fälligkeiten unverzichtbar – für das Projekt insgesamt sowie die individuellen und Team-Aufgaben. Alle Projektbeteiligten müssen stets auf dem neuesten Stand sein und sollten erkennen können, welchen Beitrag ihre Arbeit im Projektkontext leistet. Das funktioniert entweder über regelmäßige Statusupdates, vor Ort oder virtuell, oder über ein Enterprise Social Tool wie Comindware Team Network, die in Comindware Project vorintegrierte Plattform für effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit. Ein Tracker hält wichtige Termine und Zwischenziele komfortabel im Blick, zum Beispiel anhand des Vergleichs von geplantem und tatsächlichem Abschlussdatum der Projektaufgaben. Empfehlenswert sind auch automatische Benachrichtigungen, die auf bevorstehende Fälligkeiten hinweisen und an verstrichene Termine erinnern.
Team-Leistung durch Motivation steigern
Es ist unbestritten, dass die Auszeichnung guter Arbeit erheblich mehr motiviert, als das Anprangern von Fehlern oder Minderleistung. Darum sollten Sie Team-Mitglieder für das Erreichen von Meilensteinen ausdrücklich loben, ob bei einer Veranstaltung speziell für diesen Anlass oder unter vier Augen. Eine angemessene Wertschätzung im richtigen Rahmen ist ein großer Ansporn für Mitarbeiter. Darum sollten Sie in Erfahrung bringen, ob Ihre Team-Mitglieder ein Lob vor den Kollegen oder im persönlichen Gespräch mit Ihnen bevorzugen und diese Information beherzigen.
Ressourcen umsichtig und vorausschauend verwalten
Organisieren Sie alle Ressourcen für Ihr Projekt bereits bevor Sie starten: das Budget, die zur Ausführung benötigten Tools, kompetente Team-Mitglieder bzw. externe Fachleute oder Berater sowie bei Bedarf Räumlichkeiten für Fokusgruppen, Konferenzen oder Veranstaltungen. Die rechtzeitige Anforderung der Ressourcen erleichtert zudem die Verwaltung des Projektbudgets.
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