Vier wichtige Punkte bei der Auswahl geeigneter Projektmanagement Software

Der Markt bietet ein unüberschaubares Angebot von Projektmanagement Software für jedes Anforderungsprofil, von einfachen Tools bis zu Systemen mit umfangreicher Funktionalität. Allerdings wird die Wahl damit häufig zur Qual und entsprechend langwierig. Letztendlich fällt die Entscheidung dann häufig für eine Software, die sich in der eigenen Umgebung doch nicht bewähren kann.

Um das zu vermeiden, sollten Sie bei der Auswahl der geeigneten Projektverwaltungssoftware auf diese vier Punkte achten:

1. Welche Funktionalität soll die PM Software enthalten?
2. Wie adaptiv soll die PM Software sein?
3. Sollen vorhandene Softwareplattformen einbezogen werden?
4. In-Haus-Installation oder Cloud-Variante?

Welche Funktionalität soll die PM Software bieten?

Nicht alle Projekte sind gleich, die Komplexität variiert nicht nur von Branche zu Branche, sondern ist zudem für jedes Unternehmen individuell. Offensichtlich haben Marketingfirmen andere Projektanforderungen als Softwareunternehmen. Doch bei letzteren kommt es wiederum auf die Spezialisierung an. Das Entwerfen von Spiele-Apps erfordert sicher eine andere IT Project Management Software als die Entwicklung von Unternehmenssoftware.

Umfassende Projektmanagement Software vs. einfache Tools für die Projektkollaboration

Gantt-Diagramme, grafischer Workflow-Generator, Ressourcenzuteilung – das sind die Softwarefunktionen, die Projektleiter bei großen und komplexen Projekten gut unterstützen. Aber Unternehmen, die weniger umfangreiche Projekte mit einem kleinen Ressourcenpool durchführen, brauchen für deren erfolgreichen Abschluss nicht unbedingt eine komplette Projektmanagement Software. Einfache PM Software, vielleicht sogar eine kostenlose, sind oft völlig ausreichend.

Darum ist ein großer Funktionsumfang nicht automatisch die bessere Wahl. Weitaus bedeutender ist es, die Zielsetzungen des eigenen Unternehmens und die bestehenden Problematiken genau zu kennen. Alles, was Sie für deren Erreichung bzw. Lösung nicht brauchen, ist schlicht überflüssig.

Wie adaptiv soll die PM Software sein?

Manchmal muss die Arbeitsumgebung komplett neu gestaltet werden, zum Beispiel wenn bisher eine ungeeignete Projektverwaltungssoftware verwendet wurde. Doch in den meisten Fällen soll Projektmanagement Software ein bereits vorhandenes System ergänzen. Allerdings sind bei beiden Varianten viele Personen von der Integration einer PM Software in die laufenden Prozesse betroffen, insbesondere die Endbenutzer der Software.

Darum sollte sich die ausgewählte Software der vertrauten Arbeitsumgebung anpassen und so den Einarbeitungsaufwand minimieren. Wenn sich die Mitarbeiter in ihrem Arbeitsalltag zu sehr mit den Feinheiten einer Projektmanagement Software befassen müssen, kommt es schnell zu Fehlern, Nacharbeitungsbedarf, Projektverzögerungen usw.

Agile vs. Wasserfallmethoden

Wie IT Project Management Software in der Softwareentwicklung arbeitet auch andere PM Software mit agilen und Wasserfallmethoden. Agile Methoden wurden entwickelt, um die Schwächen der Wasserfallmethoden zu beheben. Doch auch sie sind nicht immer der richtige Weg.

Zusammenfassend kann man sagen, dass sich agile Methoden am besten für kundenorientierte Projekte mit vielen Änderungen eignen, die zum Teil zu völlig anderen Ergebnissen führen als ursprünglich geplant. Wenn Projekte jedoch klar definierte Aufgaben und Abfolgen haben und genau das erwartete Ergebnis erbringen müssen, sind die Wasserfallmethoden vorteilhafter.

Sollen vorhandene Softwareplattformen einbezogen werden?

Arbeitet Ihr Unternehmen mit MS Outlook oder MS SharePoint? Werden sehr spezielle Berichtsformate oder individuelle Optionen zum Ex- und Import von Daten benötigt? Berücksichtigen Sie bei der Wahl von PM Software in jedem Fall die bereits vorhandenen Softwaretools. Die anzuschaffende Projektverwaltungssoftware sollte mit den bestehenden Systemen integriert werden können, um aufwändige Schulungen und Datenneueingaben zu vermeiden. Schließlich soll Ihr Unternehmen jederzeit auf Geschäftschancen reagieren können.

In-Haus-Installation oder Cloud-Variante?

„Mit Cloud oder ohne Cloud?“ ist eine oft gestellte Frage. Die Tatsache, dass immer mehr Unternehmen ihre Daten in der Cloud aufbewahren belegt, dass Cloud-basierte PM Software deutliche Vorteile bringt.

Zum Beispiel ist eine Cloud-basierte Projektmanagement Software weltweit über jedes Gerät verfügbar, erfordert keinerlei Installation und ist mit allen Betriebsplattformen wie Windows, Mac OS, Linux usw. kompatibel. Ein Nachteil allerdings liegt darin, dass sie und Ihre Daten ohne bestehende Internetverbindung oder bei Serverausfällen nicht verfügbar sind.

Eine PM Software als In-Haus-Installation bietet zwar besonders hohe Sicherheit, vor allem wenn es sich um vertrauliche Daten handelt. Aber im Gegensatz zu webbasierter Projektverwaltungssoftware bleiben dann alle Daten vor Ort und es sind wahrscheinlich hochqualifizierte IT-Experten für die kontinuierliche Serverwartung erforderlich.

Schlussfolgerung

Vielleicht sind „Versuch und Irrtum“ ein akzeptierter Teil Ihrer Suche nach der richtigen Projektverwaltungssoftware. Trotzdem sollten Sie berücksichtigen, dass gutes Projektmanagement aus den Fehlern der Vergangenheit lernt, auf vorhandene Infrastrukturen aufbaut und die angestrebten Unternehmensziele genau kennt. Wenn Sie auf diese Punkte achten, können Sie die Angebotsfülle sinnvoll eingrenzen.

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